Bilgi Yönetimi

GİRİŞ

Bilgi günümüzde olduğu gibi tarihin her devresinde de çok büyük bir önem arz etmiştir. Öyle ki, bilgi, çoğu zaman güç anlamına gelmiştir. Bunun en büyük sebebi ise yapılacak her türlü faaliyette bilgiye ihtiyaç duyuluyor olmasıdır. Antropoloji bilimine göre; düşünme, konuşma melekeleri ile bilgiyi edinme ve bilgiyi aktarma insanı insan yapan hatta yaşamını devam ettirmesini sağlayan en belirgin özelliklerdir. Yaşadığımız çağın bir bilgi çağı olduğunu da düşünecek olursak günümüzde bilginin ne kadar önemli olduğunu daha iyi anlayabiliriz.

Bu aşamada öncelikle bilginin ne olduğuna değinmemizde fayda vardır. Türkçede “bilgi” dediğimizde aklımıza üç farklı ifade gelebilmektedir. Bunlardan birincisi bilginin “veri” olarak anlaşılmasıdır. Bu ifade bilgi göstergesinin en alt basamağında yer almakta ve işlenmemiş ham bilgi anlamına gelmektedir. İkinci olarak da “enformasyon” anlaşılabilmektedir. Bunula da kast edilmek istenen ise; orta basamakta yer alan ve herhangi bir biçimde işlenmiş ve iletilen veriler anlamına gelmektedir. Son olarak da en üst basamakta konuşlanmış bulunan seyrek olarak ‘üst bilgi’ terimi ile de belirtilen akıl süzgecinden geçmiş, kişisel algı, duygu, sezgi, deneyim, gözlem, değerler, yükümlülükler ve üretim sonuçları ile birleştirilmiş, iş süreçlerinde kullanılmaya hazır ‘bilgiden’ de bahsediliyor olabilir ( Çınar; 3 ). Sonuç olarak bunlardan hangisi olursa olsun bilinen tek gerçek; bilginin her halinin hayatımızın her anında mutlaka olmasına dair duyduğumuz ihtiyaçtır.

Bu çalışmamızda değinmek istediğimiz konular ise bilginin ne olduğunun yanı sıra bilgi türleri ve bu bilgilerin özellikleri de olacaktır. Bilgi türleri ve bu türlerin özelliklerinin bilinmesi bizim bilgiyi daha verimli kullanmamızı sağlayacağı şüphesizdir. Kısacası bilgiyi ne kadar iyi tanırsak bilgi yönetimi konusuna da o kadar hâkim oluruz.

BİLGİNİN ÖZELLİKLERİ

Bilgi konusunu işlemeye başlamadan önce bilgi türlerini ve bilgi türlerinin özelliklerinin bilmeliyiz. Bu konuda değişik yorumlar yapılmış olmasına karşın biz bu çalışmamızda iki farklı görüşe yer vermeye çalışacağız.

Arbak, bilginin iki önemli özelliği olduğunu öne sürmektedir. İlki, bilginin hammaddesi olan verinin tek başına anlam taşımadığı ancak işlendikten sonra anlam kazanabileceğidir. İkincisi ise verinin işlenmiş hali olan bilgi yönetsel kararlara ilişkin belirsizliği azalttığıdır ( Arbak, 1995; 73 ).

Günümüzde bilgi; sürekli üretilebilen, artan, iletişim yoluyla taşınan, bölünebilen, paylaşılabilen ve üretim faktörleri ile ikame edebilen bir ürün halini almıştır. Örgütler ve bireyler arası ilişkilerin aldığı karmaşık hal bilgi üretiminin ve alıcısına ulaştırmanın güvenirliğini azaltmaktadır. Bilginin güvenilirliğini arttırabilmek için yönetsel denetim yolları önerilmektedir ( Güredin, 1994; 4 ).

Bu açıklamalardan sonra yönetsel bilgi, bilimsel bilgi ve dışsal bilgiyi ele almak ve bu bilgi türlerinin özelliklerinin üstünde durarak açıklamamız herhalde yerinde olacaktır.

1- YÖNETSEL BİLGİ VE ÖZELLİKLERİ

Yönetsel bilgi, örgütlerde işleyişe ilişkin faktörleri ve gözlemleri içerir. Başka bir ifade ile belirlenmiş amaçlara ulaşmak için verilerin işlenerek yöneticiler için anlamlı hale getirilmiş halidir. Yönetsel bilginin en önemli kaynağı deneyimlerdir. Bununla beraber model, çerçeve, şema, somut örneklerden de yararlanılmaktadır. Yöneticilerin bilgi ihtiyaçları konumlarına göre değişmektedir. Üst yönetim uzun dönemde ve planlanmamış bilgiye ihtiyaç duyarken alt yönetim öngörülebilir ve ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duyar (Öğüt, 2001; 15 ).

Özellikleri:

  • Yararlı bir amaca hizmet etmelidir.
  • Yöneticinin sorumluluğu ile ilgili olmalıdır.
  • Yönetim kademesinin ihtiyaçlarına uygun ayrıntı içermelidir.
  • Güncel olmalıdır.
  • Kabul edilebilir bir doğruluk seviyesi olmalıdır.
  • Zamanlaması doğru olmalıdır.
  • Kabul edilebilir bir maliyet düzeyi olmalıdır.
  • Kolaylıkla anlaşılabilmelidir.
  • Gereksiz tekrarlar içermemelidir.

2- BİLİŞİMSEL BİLGİ VE ÖZELLİKLERİ

Bilgi çağında örgütlerin en önemli kaynağı bilgi sistemlerinin ürettiği bilgidir. Bilişimsel bilgi; bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri kullanılarak bilimsel yöntemlerle elde edildiğinden bireysel yaklaşımlardan uzak ve nesnel nitelik gösterir.

Özellikleri:

  • Doğruluk veya yanlışlık: Bilgi gerçek olabilir ya da olmayabilir. Eğer yanlış bilgiyi alan insan bilginin doğru olmasıyla aynı düzeyde olacaktır.
  • Yenilik: Bilgi, alan için bütünüyle yeni ve önemli olabilir.
  • Miktarın artması: Bilgi, mevcut bilgileri düzeltebilir ya da yenilerini ekleyebilir.
  • Doğrulayıcılık: Yeni ulaşılan bilgi var olan bilgiyi onaylayabilir ( Öğüt, 2001; 16–17 ).

3- DIŞSAL BİLGİ VE ÖZELLİKLERİ

Dışsal bilgi; örgütün dışında oluşan sosyal, ekonomik, hukuki, kültürel, teknolojik ve uluslar arası koşullar ve gelişmeler doğrultusunda örgütü etkilemesi muhtemel olan tehdit ve fırsatlara ilişkin bilgidir. Dışsal bilgi aşağıdaki faktörleri içermelidir:

  • Rakip örgütlerin Pazar payı
  • Yeni Pazar fırsatları
  • Milli ekonomik büyüme oranı ve organizasyonel büyüme oranı
  • İnsan kaynakları pazarının durumu
  • Muhtemel politik riskler
  • Teknolojik gelişmeler ve örgüte etkileri
  • Fiyatlar genel düzeyindeki eğilim
  • Ekonominin küresel değişimleri
  • Yasal düzenlemeler ( Öğüt, 2001; 18 ).

BİLGİNİN KALİTESİ

Bilginin temel kullanım amacı karar alım fonksiyonuna destek olmak olduğuna göre değeri de alınan kararın değerine bağlı olacaktır. Bilginin değerini, bilgiden beklenen sonuçlara göre belirlemek kuşkusuz ki gerçekçi bir yaklaşımdır. Bilginin değerini belirleyen nitelikleri sayacak olursak zamanlılık, yerindelik, eksiksizlik, ekonomiklik, uygunluk vs. olarak sayılabiliriz ( Long, 1989; 12 ).

Bilginin değeri ya da kalitesi konusunda etkili önemli bir faktörde hatadır. Hata zamanında tespit edilmemişse düzeltmek çok güçtür. Bilginin hatalı olmasının nedenleri:

  • Yanlış bilgi toplanması
  • Bilgi işlemenin yanlış yapılması
  • Bilginin işlenmemesi ya da kaybedilmesi
  • Yanlış kaynaktan bilgi temin edilmesi
  • Bilgi işlem hataları
  • Bilginin kasten bozulması

BİLGİ TOPLUMU

İnsanlık var olduğundan bugüne kadar kendine özgü koşulları olan sosyal ve ekonomik aşamalar yaşamıştır. Bunlar ilkel toplum, tarım toplumu, sanayi toplumu ve bilgi toplumudur. Günümüzde toplumların çoğu tarım, sanayi ve ileri sanayi aşamalarını yaşarken, küreselleşme bazında egemen olanların bilgi toplum aşamasında oldukları bilinmektedir.

Teknolojinin çeşitlenmesi ve teknolojinin hammaddesi olan bilginin her alanda kullanılması sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişi sağlamıştır. Sanayi toplumuna ait olan bireyler ihtiyaçlarını genellikle maddi ürünlerle karşılamaktadır. Bilgi toplumunun üyesi ise bilgiyi üretme ve kullanma konularına yoğunlaşmaktadır. (Aydemir,1999, s.29) Bu konuda Erkan, Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisi kuramında en üst basamakta bulunan, kendini kanıtlama ihtiyacının bilgi toplumunda en uygun düzeyde tatmin edilebileceğini ileri sürmektedir ( Erkan, 1998; 11 ).

Sanayi toplumu ile Bilgi Toplumunun Karşılaştırılması

SANAYİ TOPLUMU

BİLGİ TOPLUMU

EKONOMİK SİSTEM

Ulusal Ekonomi

Küresel Ekonomi

Fiziksel sermayeye dayalı ekonomi

İnsan kaynaklarına ve bilgi sermayesine dayalı ekonomi

Endüstriyel organizasyonlar

Bilgi tabanlı organizasyonlar

Sembolik kâğıt para hâkimiyeti

Dijital para hâkimiyeti

SOSYAL SİSTEM

Çekirdek aile

Birey merkezli farklı aile biçimleri

Güvenlik sağlayıcı kurumlaşmalar

Bireysel yetenekli geliştiren kurumlaşmalar

Uyumluluk, seçkinlik, sosyal sınıf…

Bireysellik, çeşitlilik, katılımcılık…

Kitleselleştirilmiş dönemsel eğitim

Bireyselleştirilmiş ömür boyu öğrenim

SİYASAL SİSTEM

Uluslararası çatışma ve polarizasyon

Uluslar arası uyum ve küresel bazda siyasal entegrasyonlar

Merkeziyetçilik

Adem-i merkeziyetçilik

Ulus devlet

Küresel ve bölgesel organizasyonlar

Güvenlik amaçlı yönetim

Yurttaş odaklı yönetim

TEKNOLOJİK SİSTEM

Mekanik teknoloji devrimi

Bilgi teknolojileri devrimi

İş gücünü ikame eden makineler

Beyin gücünü geliştiren bilgisayarlar

Montaj hattına dayalı üretim teknikleri

Bilgi ve yönetim teknolojilerine dayalı üretim teknikleri

Görsel ve yazılı basın-yayın araçlarına dayalı iletişim sistemleri

İnternet ve dijital teknolojilere dayalı iletişim sistemleri

BİLGİ YÖNETİMİ

İnsanoğlu var olduğu günden beri bilgiden faydalanmak üzere bilgiyi kullanmak istemiş ve bilgi yönetiminin giderek önem kazanmasına sebep olmuştur. Bilgi teknolojilerinin sosyal ve örgütsel yapıları biçimlendirirken çok etkin olduğu bilgi toplumu ise bilgiye değer veren, bilgi üretebilen, bilgiyi kullanabilen ve etkin bir biçimde yönetebilen toplumdur. Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişte, yöneticilerin örgüt süreçlerinin işleyebilmesi, örgütün etkinlik ve rekabet üstünlüğü elde edebilmesiyle ilgili bilgiye ihtiyaç duymaları bilgi yönetimi konusuna güncellik kazandırmıştır. Örgüt fonksiyonlarından biri olan bilgi yönetimi, bilgi teknolojileri aracılığıyla karar verme sürecine ve diğer stratejik amaçlara önemli destekler sağlamaktadır.

Bilgi yönetimi temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncellemek, oluşan bilgilerin ulaşılabilir ve gerekli olanlarını ve bunlara ulaşmak için gerekli olan işlemlerin tanımlanması ve analizini kapsayan ve bunların örgüt çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.

Bilgi yönetimi bilginin verimli bir şekilde teknolojik uygulamalara dökülmesindeki süreçlerin tanımlamalarını, modellenmesini ve organizasyonun amaçları doğrultusunda bilginin kullanılması için yapılması gereken hareket planını kapsar. Bilgi yönetimi, üretken (değer yaratıcı) bilginin elde edilmesi, paylaşılması, geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilidir. [1]

BİLGİ YÖNETİMİ VE TANIMI

Bilgi yönetiminin dinamikleri daha önceden küçümsenmekteydi. Bu dinamikler:

1- Yönetilen şeyin kim ya da ne olduğu,

2- Örgüt içerisinde bunun nasıl algılandığı,

3- Örgütün kültür ve yapısının bu yönetimle nasıl ilişkilendirildiğini,

4- Örgüt içindeki insanların rolünü kapsamaktadır ( Celep, 2003; 25 ).

Ancak ilerleyen zamanlarda bilgi yönetimi konusu daha iyi anlaşılmış ve artık örgütlerin vazgeçilmez modellerinden olmuştur. Bilgi yönetiminin tanımının nasıl yapıldığı konusuna değinecek olursak:

Celep’in De Jarnett’ten aktardığına göre: Bilgi yönetimi, bilginin tanımlanması, yorumlanması, bilginin dağılımı ve kullanımı, bilgiyi koruma süreçleri ve bunun sonucunda ortaya çıkan bilgi yaratımıdır.

Yine Celep’in Taylor’dan aktardığına göre ise: Güçlü çevresel güçler yirmi birinci yüzyıldaki yöneticinin dünyasını biçimlendiriyor. Bu güçler örgütsel süreçte ve insan kaynağı stratejisinde temelden bir değişim gerektirmesi ve bu değişim sürecinin kendisi bilgi yönetimidir.

BİLGİ YÖNETİMİNİN ANLAMI

Bilgi çok özel bir “mal”dır ( tabii bilgiyi bir “mal” olarak görmeyenler de mutlaka vardır).Onu doğru bir şekilde ele almanın yolunu belirleyebilmek için onun niteliğini anlamak gerekir. Bilginin niteliklerine burada yer verecek olursak, aşağıda yazılı olan nitelikleri yazabiliriz:

Bilgi:

— Diğer kaynaklardan yaratılır ( insan gibi ),

— Yaratıldığı yerde elde edilir,

— Eğer gerekliyse depolanır,

— Dağıtılır ve insanlar arasında paylaştırılır,

— İstenilen bir biçime, kullanıcının anlayacağı değere dönüştürülür,

— Fire olarak kaçak ve kayıpları vardır,

— Kendi başına değer yaratmak üzere bir süreçte kullanılır,

— Yeni ihtiyaçlar yaratır ve yeni satın alımlar ortaya çıkarabilir,

— Kullanma başarısına bağlı olarak bir değer ifade eder,

— Ya da bir değer zinciri içinde satılır ( Barutçugil, 2002; 68 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN SORULARI

Her bilim dalında olduğu gibi mutlaka ki Bilgi Yönetiminin de kendisiyle ilgili soruları vardır. Bu soruları ve bu sorulara verilecek cevapları inceleyecek ve değerlendirecek olursak şöyle bir görünüm ortaya çıkacaktır:

İlk sorumuz “Bilgi üretimini kim yapar?” olacaktır. Buna verebileceğimiz cevap ise; kurum içi çalışanlar biçiminde verilebilir. Elbette ki bir kurumda bilgi üretimi yapılacaksa bunun yapılmasını sağlamak kurum içinde çalışanların görevi olacaktır. Eğer bilgi üretimini kurum içi çalışanlar yapmıyorsa o bir bilgi üretimi olmayacaktır.

İkinci soracağımız sorumuz ise “ Bilgi yönetimi neyi?” sorusudur. Bizim de buna vereceğimiz cevap ise: Bilgi, kurum veya şirket içerisinde örtük ve açık biçimlerinde karşımıza çıkar. Örtük bilgi şirket çalışanlarının zihninde yer alan ya da şirket eylem ve süreçleri içerisinde bulunan henüz kategorize edilmemiş, kodlanmamış, iletilmemiş ve çözümlenmemiş bilgidir. Açık bilgi ise, kodlanmış, kategorize edilmiş, teknolojik ve sosyal kanallar aracılığı ile erişilebilen ve paylaşılabilen bilgidir. Burada yer vermemiz gereken başka bir konu da bilginin sınıflanması konusudur. Bilgiyi iki başlık altında sınıflandırabiliriz. Bunlar:

Örtük Bilgi: Kişisel bilgidir. Sezgi, deneyim, yargı, değerler, inançlar ve zekâda gizlidir. Açığa çıkarmak zordur. Her şey çalışanın beynindedir. İşinden ayrılırken örtük bilgisini de götürür.

Açık bilgi: Açık bilgi ise mevzuat, belgeler, veritabanları ( arşiv ve kütüphane gibi ), web, e-posta…

Üçüncü sorumuz ise “Bilgi Yönetimi Nerede?”  Sorusudur. Buna vereceğimiz cevap ise kurum veya okul içerisindedir

Diğer bir sorumuz ise “Bilgi Yönetimi Neden?) sorusudur ki buna vereceğimiz cevap: örgüt ve kurumların yeni bilgiler üretmeleri ve kullanmaları şarttır. Sebep olarak küreselleşen dünya ekonomisi gösterilebilir.  Günümüz ekonomisinde dünya büyük bir hızla pazar yönünden küçülmekte buna karşılık rekabet ise büyük bir hızla artmaktadır. Bu durumda şirketler varlıklarını sürdürmekte zorlanmaktadırlar. Sözü geçen olumsuz koşullardan sıyrılmak ise ancak ilerlemek, gelişmek ve yenileşmek ile gerçekleşebilir. Hem varlığı sürdürme hem de gelişme ve yenileşmeye paralel olarak küreselleşen dünya ekonomisinde rekabet ortamına uyum sağlamak ancak kurum içi bilgi üretimi, paylaşımı ve kullanımı ile sağlanabilir. Çünkü bu eylemler yeni işlemler, yöntemler, süreçler ve ürünler, vb. oluşturulmasına yol açacaktır.

Son olarak soracağımız soru ise “evet bilgi yönetimi ama nasıl bir bilgi yönetimi? Sorusudur. Buna verilen cevap ise; bütün kurum ve şirketlerin bilgi üretimini özendirmeleri ve geliştirmeleri gereklidir. Bunun yolu sırası ile:

1-      Örtük bilgiyi açık yani paylaşılır hale getirmek,

2-      Yapılan üretime vb. ilişkin herkesin anlayacağı yeni kavramlar yaratmak,

3-      Bu kavramların anlaşılması ve kanıtlanması için ilgili kişilerce tartışılması,

4-      Bilginin veya kavramın prototipinin oluşturulması (şöyle ki: ürün, işlem, süreç vb.nin şekillerinin planlarının, modellerinin, özelliklerinin oluşturulması yani yapılandırılmış bilgi haline getirilmesi)

5-      Ortaya konulan bilginin kurum veya şirketin çeşitli hiyerarşik birimleri, toplulukları, çalışma alanları vb. arasında bir ilham kaynağı haline gelerek uygulamada ya da yeni bilgilerin oluşmasında kullanılmasıdır.

BİLGİ YÖNETİMİNİN 10 TEMEL İLKESİ

1-      Bilgi yönetimi pahalıdır (Bilgisizlik de öyle),

2-      Etkili bilgi yönetimi insan ve teknolojinin ortak çözümlerini gerektirir,

3-      Bilgi yönetimi ileri derecede politiktir,

4-      Bilgi yönetimi bilgi yöneticileri gerektirir,

5-      Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok bilgi haritalarından ve bilgi piyasalarından yararlanır,

6-      Bilgiyi paylaşmak ve kullanmak genellikle doğal olmayan eylemlerdir,

7-      Bilgi yönetimi bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir,

8-      Bilgiye ulaşma yalnızca bir başlangıçtır,

9-      Bilgi yönetimi süreklidir, asla bitmez,

10-   Bilgi yönetimi bir bilgi sözleşmesi gerektirir (Barutçugil, 2002; 84 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN TEMEL ADIMLARI

1- Kavramsallaştırma     : Bir organizasyonun hangi bilgi varlıklarına sahip olduğunu belirlemek için bir araştırma ve sınıflandırma çalışması yapmak.

2- Yansıtma                    : Bilginin organizasyona nasıl değer katabileceğini analiz etmek.

3- Eylem Planlama         :Daha iyi kullanma ve daha fazla katma değer elde etmek için gerekli eylemleri belirlemek.

4- Gözden Geçirme        :Katma değeri sağlamak için bilgi kullanımını gözden geçirmek ( Barutçugil, 2002; 71 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN TEMEL EYLEMLERİ

1- Bilgiyi Yaratmak                           :

Yaratmak bir bilim değildir, sanattır. İnsan konuları kendisi belirler, ancak bilgileri yaratamaz. Çünkü bu sabırlı bir çalışmayı gerektirir.

2- Çekirdek Bilgiyi Ele Geçirmek    :

Gerek duyulan bilgi türleri hakkında giderek artan bilinçlenme.

3- Bilgiyi Kullanıma Sokmak                      :

Bilgi parçalarının ilerideki muhtemel kullanımları için hazır duruma getirilmesine yönelik çalışmadır.

4-Topluluklar Arası Paylaşım                       :

Organizasyon ve uygulama topluluklarının bir araya gelmesi ve gerektiğinde dağılması için araçlar ve uyarıcı nedenler sağlanmalıdır.

BİLGİ YÖNETİMİ STRATEJİLERİ

1-      Sunulan ürün standart ise yeniden kullanmaya elverişli bir bilgi yönetim stratejisi uygunken, alıcıya özel ürünler sunan organizasyonların bütünleştirme stratejisini uygulamaları en uygun olacaktır.

2-      Olgun ürünler üreten organizasyonların üretim süreçleri rutinleşmiştir. Bu durumda bilgi yönetimi stratejisinin odağında kodlama yöntemi olmalıdır. Bilgisayar sektöründe olduğu gibi yenilikçiliğin yoğun olduğu alanlarda ise bireyselleştirme stratejisi odaklı bilgi yönetimi önerilmektedir.

3-      Açık bilgi-yoğun ortamlarda “insandan-belgeye” yaklaşımını içeren bilgi yönetimi stratejileri geliştirilebilir. Bunun yanında yazılaştırılmaları zor olan “know-how” yaklaşımına dayanan, yüz yüze iletişim odaklı bilgi yönetim stratejileri oluşturulabilir

( Öğüt, 2001; 133–134 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN ALANLARI

Bilgi yönetiminin inceleme alanlarından bazıları şunlardır ( Rob Van Der Spek ve Andre Spijkervet, akt: Cevat Celep, 2003; 30 ):

1- Ümit Verici Bilgi Alanları: Başlangıç dönemi olmasına karşın örgütün değişimi için gizli bir güce sahiptirler.

2- Öz Bilgi Alanları: Bir örgütü diğer örgütlerden ayıran bilgilerdir.

3- Temel Bilgi Alanları: Bunlar örgütler için vazgeçilmeyecek kadar önemlidirler ve tüm örgütlerde benzerlik gösterirler.

4- Geçerliliğini Yitirmiş Bilgi Alanları: Başarılı bir örgütte hiçbir etkileri yoktur.

5- Kritik Bilgi: Örgütün yaşamsal bilgi merkezidir ve örgütün gelişmesi, verimliliği… Vs bu bilgiye bağlıdır.

BİLGİ YÖNETİMİNİN AMACI

Bilgi yönetiminin öncelikli amacı, örgütün çevresinde meydana gelen bilimsel ve teknolojik yenileşmeler ile kavramsal gelişmelerden örgütün zamanında haberdar olmasıdır. Bu öncelikli amacının dışında da mutlaka bazı amaçları vardır. Bu amaçları şu şekilde sıralayabiliriz

Bilgi yönetiminin amaçları şu şekilde belirtilebilir:

1-      Bilgi deposu oluşturmak,

2-      Bilgiye ulaşmayı geliştirmek,

3-      Bilgi ortamını çoğaltmak,

4-      Bir servet olarak bilgiyi yönetmektir.

BİLGİ YÖNETİMİNİ GEREKTİREN NEDENLER

Günümüz örgütlerinde bilgi yönetimi gereksinimine neden olan temel iticiler bulunmaktadır. Bahsettiğimiz bu temel itici güçlerden bazıları aşağıya çıkarılmıştır:

1-      Zihinsel sermayeyi devam ettirme,

2-      Bilişim teknolojisindeki gelişme,

3-      İletişim teknolojisi,

4-      Yeni bütüncül ekonomi,

5-      Müşterilerin ve beklentilerin niteliğidir.

BİLGİ YÖNETİMİ ÖRGÜTLER İÇİN NEDEN ÖNEMLİ

Şüphe yoktur ki bilgi yönetimi kavramı tüm örgütler için gerçekten de önemlidir. Bilgi yönetimi kavramını örgütler için önemli hale getiren üç temel etmen bulunmaktadır ( Rob Van Der Spek ve Andre Spijkervet, akt: Cevat Celep, 2003; 35). Bunlar:

1-      Artan rekabet,

2-      Değişen müşteri istemleri,

3-      İş çevresinin hızlı bir biçimde ve hala büyük bir hızda değişiyor olması.

BİLGİ YÖNETİMİ GEREKSİNİMİNİ ETKİLEYEN ETMENLER

Bir örgütteki bilgi yönetimi gereksinimini etkileyen en önemli etmenlerin başında, örgütteki bilgi kültürü, anlayışı ve örgütün kendisi için koyduğu hedeflerin önemlilik ve ulaşılabilir güçlükte olma derecesidir. Bunun haricinde bilgi yönetimi gereksinimini etkileyen dört önemli gelişme vardır:

1-      Çevresel değişim,

2-      Mevcut iş modellerinin yetersiz kalması nedeni ile artık bu modellerin kullanılmaması,

3-      Yeni örgüt çevresinin çok daha karmaşık bir duruma gelmeye başlaması,

4-      Günümüzün yenileşme ve yaratıcılığı gerektirmesi.

BİLGİ YÖNETİM SÜRECİ

Her şeyde olduğu gibi bilgi yönetiminin uygulanmasında da belirli bir süreç vardır. Bu bölümde biri Galagan’a ait diğeri ise Bhatt’a ait olmak üzere iki çeşit bilgi yönetim sürecini ele alacağız ve incelemeye çalışacağız. Bunların açıklanmasına geçecek olursak öncelikle Galagan’a göre bilgi yönetim sürecinin nasıl olduğunu açıklayabiliriz:

1-      Yeni bilgi üretme,

2-      Dış kaynaklar aracılığı ile bilgiye ulaşma,

3-      Bilgiyi dokümanlar, veri tabanı, donanım ve bunların formunda temsil etme,

4-      Bilgiyi, süreçler, ürünler ve hizmetler içerisine yerleştirme,

5-      Var olan bilgiyi örgüt içine aktarma,

6-      Karar vermede ulaşılabilir bilgiyi kullanma,

7-      Kültür ve özendirmeler aracılığı ile bilgi genişlemesini kolaylaştırma,

8-      Bilgi yönetimi kavramının etkisi ve bilgi servetlerinin değerini ölçmedir.

Bhatt ise bilgi yönetimi sürecini beş aşama olarak kabul etmiştir:

1-      Bilgi yaratma: Örgütün yararlı fikir ve çözümler geliştirme yeteneğini içermektedir.

2-      Bilgiyi geçerli kılma: Edinilen bilginin çevre yararına kullanılabilmesi için süzülmesi ve şekillendirilmesi.

3-      Bilgi sunumu: Örgüt üyelerine bilgiyi gösterme yollarını içerir.

4-      Bilgi dağılımı: Örgütsel teknolojiler, teknikler ve insanların birbirleri ile olan etkileşimleri bilgi dağılımını sağlar.

5-      Bilgi uyarlama: Örgütün doğru bilgiyi, doğru yerde ve doğru şekilde kullanmasıdır.

BİLGİ PAYLAŞIMININ BAŞLICA ARAÇ VE YOLLARI

Bilgi paylaşımının başlıca araç ve yollarını ise şöylece saptamak mümkündür.

1-      Resmi sosyal iletişim ağları

2-      Gayri resmi sosyal iletişim ağları

3-      Takım çalışması

4-      Uygulama toplulukları

5-      Örgütsel öğrenme

6-      Dedikodu

7-      Resmi yapılanmış teknolojik iletişim ağlarının oluşturulması ve kullanımı (e-posta, mobil teknolojiye dayalı ağlar, telekonferans, video-konferans, vb.).

BİLGİ YÖNETİMİNDE BAŞARI

Bilgi yönetimi sistemince kurum içi bilgi paylaşımının gereğince yürütülebilmesi için kimi unsurların kurum yönetimince inançla benimsenmesi gerekmektedir. Bunları ise şöylece belirtebiliriz:

–          Bilgi yönetiminin kurum yöneticileri tarafından bir kurum stratejisi olarak kabul edilmesi

–           Kurum içerisinde bilgi üretim, depolama ve erişim, paylaşım ve kullanımını resmi veya gayri resmi olarak sağlayacak teknolojik altyapının oluşturulması

–          En önemlisi ise, kurum içi bilgi paylaşımını özendirecek güven ortamını ve ödüllendirme sistemini kapsayan, demokratik ve her tür iletişime açık bir kurum kültürünün oluşturulması ve geliştirilmesidir.

BİLGİ YÖNETİMİNİN YARARLARI

Bilgi yönetimi elbette ki kurum ve örgütler için gerçekten de çok faydalıdır. Bilgi yönetimi ile örgütlerin:

1-      Verimliliği arttırabilir,

2-      Pazarda daha yaratıcı ve becerikli işlemler yaparak Pazar durumu arttırabilir,

3-      Örgütün devamlılığını arttırabilir,

4-      Örgütün karını arttırabilir,

5-      Ürün gelişimi ve pazarlama arasındaki etkileşimi en uygun hale getirebilir,

6-      Örgütün etkinlik alanı ile ilgili yeterliklerini geliştirebilir,

7-      Yeni bilginin, teknoloji, donanım ve birleşimlerin üretimi ya da alımı gibi karar verme süreçlerinde daha iyi bir zemin oluşturabilir,

8-      Bilgi iş görenleri arasında iletişimi geliştirebilir,

9-      Bilgi iş görenlerinin örgütte kalmasını sağlayabilir,

10-   Örgütün asıl etkinliğinde ve yaşamsal olan örgüt bilgisinde odaklanmasını sağlayabilir ( Beijerse, akt: Celep, 2003; 41 ).

BİLGİ YÖNETİMİ UYGULAMALARINDAKİ ENGELLER

Bilgi yönetimi uygulamalarında çeşitli faydalar, yöntemler… vs olduğu gibi çeşitli engeller de vardır. Bu engelleri 3 ana başlıkta toplayarak inceleyebiliriz. Bunları organizasyon açısından engeller, takım – grup açısından engeller ve bireysel açıdan engeller olmak üzere inceleyeceğiz.

A) Organizasyon açısından engeller:

1-      Bilgi tabanını oluşturmak zaman alıcı, çalışan yoğun ve maliyetli

2-      Bireyler yoğundur ve bilgi yönetimi ek işler getirir

3-      Bilgi tabanlı sistem teknolojisi sınırları

4-      Geçici proje takımlarını izlemenin zorluluğu

5-      Gereksiz enformasyon

6-      Aşırı enformasyon

7-      Çalışanların sistemin hiçbir yararını görmemesi

8-      Kapalı bilgilerin kodlanmasının zorluğu

9-      Anlaşmazlığın artması

10-   Bilgi yönetiminin bireyleri kontrol etmesi

11-   Bilgi oluşumunda güçlü pozitif kültüre ihtiyacın olması

12-   Bilgi müdürünün varlığının yanlış mesajı vermesi. (Bollinger ve Smith, akt: Türk, 2003; 149 ).

B) Takım – grup açısından engeller:

1-      Bireysel çabaların ödüllendirilmesi bilgi biriktirmeyi cesaretlendirecektir

2-      Yönetim ve meslektaşlar tarafından eleştirilme korkusu

3-      Diğer disiplinlere olan saygının olmaması

4-      Güven, saygı ve ortak amaçların olmamasının çabaları yok etmesi

5-      Takım süreçlerinin belgelenmesinin ek işler gerektirmesi ( Bollinger ve Smith, akt: Türk, 2003; 149 ).

C) Bireysel açıdan engeller:

1-      Bilgi paylaşımı isteksizliği

2-      Bilginin güç, ilerleme veya ödül / ceza kaynağı olması

3-      Profesyoneller arasındaki rekabet

4-      Bilginin Ödüllendirilmesi

5-      Uzmanlığın değer ve statüsü duygusu

6-      Bilginin kaybedilmesinin bireyin değerini azaltacağı korkusu ( Bollinger ve Smith, akt: Türk, 2003; 149 ).

KAYNAKÇA

CELEP, Cevat; Bilgi Yönetimi, Ankara, 2003.

BARUTÇUGİL, İsmet; Bilgi Yönetimi, İstanbul, 2002.

TÜRK, Murat; Küreselleşme Sürecinde İşletmelerde Bilgi Yönetimi, İstanbul, 2003.

DEMİREL, Erkan Tural; Bilgi Yönetimi (yayınlanmamış Yüksek Lisans Ödevi), Malatya, 2002.

ÇINAR, İkram; Bilgi Yönetimi (Powerpoint sunusu), Malatya.

ÇINAR, İkram; Bilgi Yönetimi Nedir? (Powerpoint sunusu), Malatya.

ÇINAR, İkram. Eğitim Yöneticilerinin Bilgi Yönetimindeki Yeterlikleri (Malatya İli Örneği). (Yayınlanmamış Doktora Tezi) Hacettepe Üniversitesi, SBE. 2002.

 

Yönetim Bilgi Sistemi

Örgütler insanlar tarafından meydana getirilmekle birlikte, yine insanlar için insan ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla kurulurlar (Yüksel, 2000, s:1). En büyük sermayenin bilgi olmaya başlaması ve küreselleşme örgütler arasında rekabeti arttırmaktadır. Örgütün varoluşuna devamı bu rekabeti sürdürebilmesine veya kazanmasına bağlıdır. Kaynakların doğru kullanılması özelliklede örgüt temelini oluşturan insan kaynağının doğru kullanılmasının örgüte rekabet yarışmasında artı puan kazandıracağı bellidir.

Örgütleri temelde yönetim ve iş gören şeklinde iki gruba ayırabiliriz. Tosun geniş anlamda yönetim kavramını, “ortak amaçlara varmak isteyen bir grup insanın işbirliği içinde düzenli ve bilinçli çaba göstermeleri” olarak tanımlamıştır. İş görenler ise “bir örgütte yönetime bağlı olarak çalışan erkek ve kadın elemanların toplamına verilen isimdir (Sabuncuoğlu, 1991, s:16-18).

Rekabet gücünü arttırmak için örgütler öncelikle kendi bünyeleri içinde yarattıkları bilgiye tam olarak hakim olmaları gerekmektedir. Bu bilgi, muhasebe, finansman, üretim, personele ilişkin bilgiler olabilir. Maliyet analizleri, müşteri bilgileri, rakipler hakkındaki bilgiler, sektörel bilgiler ve piyasa bilgileri yöneticiler elinde kullanılmaya hazır birer silah gibidir. İş potansiyelini arttırmak, mali kontrolü doğru yapmak, karar almayı hızlandırmak, etkin ve güvenilir yönetim mekanizması oluşturmak yönetim bilgi sistemi kurmakla yakında ilgilidir (Alıravcı, 2007, s:1).

Oğuztüzün,e göre, “Örgütün temel amaçları doğrultusunda hedeflerini gerçekçi olarak saptaması, bu doğrultuda planlar yapması, planı uygulamaya koyması, işletimsel kararları zamanında ve isabetli alması, işlemleri yürüten birimler arasındaki koordinasyonu sağlaması, doğru bilginin doğru zamanda doğru kişiye aktarılmasına bağlıdır” (Çınar, 1996, s: 9).

VERİ- ENFORMASYON – BİLGİ

Bir örgütte planlama, yöneltme ve denetim gibi fonksiyonları yönetim kademesi yerine getirir ve bunları yerine getirmek için bilgiye ihtiyaç duyulur. Yalnız bilgi ihtiyaç duyulduğunda hemen var edilecek bir yapı değildir. Örgüt içindeki ve dışındaki her şey işlenmeli ve çıkarımlarda bulunulmalıdır. Bilgiye ulaşmada başlangıç, veriler elde etmedir, bunu enformasyon en son olarak ta bilgi izler. Bu kavramlara göz atmamız ve aralarındaki hiyerarşiye değinmemiz bilgiye nasıl ulaşıldığı hakkında daha kolay fikir edinmemizi sağlayabilir (Çınar, 1996):

1. Veri:

Bir araştırmada sonuca varabilmek için gerekli olan ve araştırmacının bilimsel araştırma teknikleri vasıtasıyla elde ettiği, gözlemlenen ve yazımlanan işlenmemiş ilk bilgilere denir. Olgusal ve yargısal veri olmak üzere ikiye ayrılır. Olgusal veri, bir araştırmada birey ve nesnelerin durumu ile ilgili, nesnel sağlamlığı olan veri türüdür. Yargısal veri ise, araştırma konusu bireylerin olgusal nitelikte olmayan görüş, tutum ve davranışları ile ilgili veri türüdür (Kızılçelik ve Erjem, 1992, s: 446). Başka bir tanıma göre de veri; Bir olayı aydınlatmak ya da bir gerçeği ortaya çıkarmak için toplanan materyal, (ölçüm, bilgi, belge, madde vb), olarak tanımlanabilir. Veri ölçüm biçimine göre üç gruba ayrılır. Bunlar, ölçümle belirtilen sürekli veriler, sayısal olarak belirtilen kesikli veriler ve nitelik, (isimsel), olarak belirtilen verilerdir (Sümbüllüoğlu ve Sümbüllüoğlu,, 2000 s: XVI-XVII).

2. Enformasyon:

Enformasyon, düzenlenmiş veri olarak tanımlanabilir. Düzenleme başkaları tarafından yapılmış olup, yalnızca ilgili kişiler tarafından bir anlam taşımaktadır. Nonaka’ya göre enformasyon; yazılı, sözlü veya görsel bir mesajdır.Davenport ve Prusak ise, enformasyon fark yaratan veridir şeklinde tanımlamaktadır (Kulaklı ve Birgün, 2005, s:38)

3. Bilgi:

Nonaka ve Takeuchi’ye göre bilgi, , doğruluğu ispatlanmış inançlardır, Allee ‘de bilgiyi, önceden belirlenen bir dizi sistematik kural ve prosedüre uygun bir biçimde işlenmiş enformasyondur şeklinde tanımlamıştır (Aktan ve Vural, 2007, s:1).

4. Veri- Enformasyon, Bilgi Kavramları Hiyerarşisi:

İnsan kaynaklarının her türlü değişmeyi izleyebileceği bilgi sistemleri kurmaları, örgütle ilgili her türlü karar almada ve uygulamada kolaylık sağlayacaktır. Yalnız karar alırken kullanılacak bilginin elde edilmesi karmaşıklıktan öte etkileşimi gerektirir.

Karar verme, karar verilecek konu hakkında bilgi gerektirir. Kullanacağımız bilgiye erişebilme, karar vericinin kendi sahasına özgün, kullanıcıya göre değişen anlamlar yüklenebilecek veri kümelerini kullanmasını gerektirir ki bu veri kümeleri de enformasyon olarak isimlendirilir. Bir kullanıcı, örgütle ilgili  depolanmış  ve  saklanmış  olan  her türlü  simgesel  kayıttan, (veri),  kendisi için gerekli olanları seçerek çıkarsamalar yapabileceği kayıt topluluklarını, (enformasyon), değerlendirerek istediği konu hakkında fikirler; (bilgi), edinir.

Görüldüğü gibi anlamsız kayıtlardan karar almaya yani etkili anlamlar çıkarmaya doğru gitmek bilgiye ulaşmayı daha değerli kılmaktadır. Ancak, kararların alınmasında temel taşı olan verilerinde, bilgi kadar değerli olduğu, saklanması ve korunmasının önem gerektirdiği, akıldan çıkarılmamalıdır.

BİLGİ SİSTEMLERİNİN OLUŞTURULMASI

İnsan kaynakları bölümünde bilgi sistemi genellikle operasyonel, (işletimsel), taktik ve stratejik olmak üzere üç düzeyde gerçekleştirilir (Sabuncuoğlu, 2000, s: 283). Parker ve Case’in insan kaynakları bilgi sistemi modelini gösteren çizimleri bu üç düzeyin kapsamlarını daha iyi yansıtmaktadır (Şekil-1).

  1. 1. İşletimsel Bilgi Sistemleri:

Zack’a göre, işletimsel bilgi yönetimi; yaşanan günlük sorunlara odaklı, genellikle bölümler ve sistemler arasında organizasyonun alt bölümlerinde oluşturulan, dağıtılan, paylaşılan enformasyon temelinde oluşur. Bu aşamada önemli olan insanlarla kullanılan sistemler arasındaki bağlantının sağlanmasıdır (Kulaklı ve Birgün, 2005, s:39).

İşletimsel insan kaynakları bilgi sistemi yöneticilere rutin kararların alımında ihtiyaç duyduğu verileri sağlar. Ücret bordroları bilgi sistemleri, iş görenlerin özlük ve beceri envanterini yansıtan bilgi sistemleri, iş görenlerin performans değerlenmesini yansıtan bilgi sistemleri, iletilmesi ve izlenmesi gereken rapor ve bilgi sistemleri, aday izleme bilgi sistemleri, iş gören devamsızlığı ve devir hızını izleyen bilgi sistemleri bu bilgi sistemleri grubuna girmektedir (Sabuncuoğlu, 2000, s: 283).

  1. 2. Taktik Bilgi Sistemleri:

İnsan kaynakları yönetimi alanında alınan kararlara temel oluşturan bilgilerdir. İş analizi ve tanımlarına baz oluşturan iş pozisyonlarına ilişkin bilgi sistemleri, eleman seçimi ve yerleştirilmesine temel olacak bilgi sistemleri, ücret ve ödüllendirmeye esas olacak bilgi sistemleri, iş gören eğitim ve gelişiminin planlanması ve yönetilmesine ilişkin bilgi sistemleri bu gruptadır (Sabuncuoğlu,2000,s: 283).

  1. 3. Stratejik Bilgi Sistemleri:,

Çevreyle ilişki içinde ve rasyonel biçimde insan kaynakları politikasını belirleyen bilgi sistemlerinde oluşur. Yeni yatırım veya yeni pazarlara açılmak gerektiğinde bu amaçlara hizmet edebilecek insan kaynaklarını nitelik ve nicelik olarak planlayan bilgi sistemleri, firma içi ve dışı iş gücü arz ve talebini tanımlayan bilgi sistemleri, yasal prosedürleri içeren bilgi sistemleri, insan kaynakları muhasebe sistemine esas alınacak bilgi sistemleri, gelişme ve kariyer planlamasına ışık tutacak bilgi sitemleri bu gruptadır (Sabuncuoğlu, 2000, s: 283-285).

Şekil-1 “İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Modeli” (Sabuncuoğlu, 2000,s: 284).

BİLGİSAYARA DAYALI BİLGİ SİSTEMLERİ

Bilgi  sistemleri  teorik  olarak  manuel olabilse  de  artık  günümüzde  bilgi  sistemleri  bilgisayara  dayalıdır (Yegül, 2007, s: 22).

Bilgisayarlara veri işlenebilmesi ve depolanabilmesi onların örgütler için vazgeçilmez olmasına yetmesine karşın dış dünyadaki bilgisayarlarla bağlantı kurabilmesiyle de bilgi paylaşımında çok daha önemli bir yere gelmiştir. Bilgi sistemleri derken bile bilgisayara dayalı sistemin akla gelmesi onun insanlar tarafından ne kadar benimsendiğini göstermektedir.

Bilgisayara dayalı bilgi sistem tipleri şunlardır (Çınar, 1996; Yegül, 2007, s: 24).

  1. Kayıt-Veri İşleme Sistemleri.
  2. Yönetim Bilgi Sistemleri.
  3. Karar destek sistemleri.
  4. Ofis Otomasyon Sistemleri.
  5. Yapay Zekâ ve Uzman Sistemleri.
  6. Üst Yönetim Destek Sistemleri.
  1. Kayıt-Veri İşleme Sistemleri:

Bir işin yapılması için gerekli günlük rutin muameleleri işleyen ve kaydeden bilgisayara dayalı sistemdir. organizasyonun operasyonel seviyesine hizmet  verir. Bu seviyede, görevler, kaynaklar ve amaçlar önceden  tanımlanmış kriterlere göre, düşük seviye bir yönetici tarafından verilebilir (Yegül, 2007, s: 24). Bir sistemde çok fazla veri ucuz ve doğru bir şekilde girilebilir (Çubukçu, 2007, s:1).

  1. Yönetim Bilgi Sistemleri:

Bir örgütün yönetiminde kullanılan bilgilerin işlenmesi ve iletilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistemin genel özellikleri, Veri/Kayıt işleme fonksiyonlarını desteklemesi (kayıt saklama vb), bütünleşik  bir  veritabanı  kullanması  ve fonksiyonel alanların çeşitliliğini desteklemesi. Operasyonel, taktik, ve  stratejik seviye yöneticilerin bilgiye kolay ve zamanında erişimini sağlaması. Özellikle yoğun olarak taktik seviye yöneticiler için hizmet sağlaması. Kısmen esnektir ve organizasyonun bilgi ihtiyaçlarındaki değişmeye adapte edilebilmesi. Sadece yetkili şahısların erişimine imkan veren sistem güvenliği sağlaması. Günlük operasyonlarla ilgilenmemesi. Genellikle yapısal kararların desteklenmesine yönelik olması . Yöneticilere değişik raporlar sunması ve  öncelikle  çevresel ya da dış olaylarla değil büyük ölçüde firma içi olaylara odaklanmasıdır (Yegül, 2007, s:25-26). Yönetim bilgi sistemi açısından temel amaç, üst düzey yönetime bilgi sağlamak değil, gereksiz bilgilerin üst düzey yönetimin masasına gitmesini engellemektir (Çınar, 1996, s: 43).

Yönetim Bilgi Sistemi yöneticiye, karar alma aşamasında kullanacağı bilgileri özetleyen ve seçen ek bir basamak oluşturur. yöneticiye karar almada yapı teşkil edecek çok fazla miktarda veriyi içeren bir sistem olarak tanımlanabilir (Çubukçu, 2007, s:1).

  1. Karar Destek Sistemleri:

Karar destek sistemleri, yönetim bilgi sistemlerinin yetersiz kalması sonucu ortaya çıkmıştır (Çınar 1996, s: 45). Kullanıcıya yarı yapısal veya yapısal olmayan karar verme işlemlerinde destek sağlamak amacıyla, karar modellerine ve verilere kolay erişimi sağlayan etkileşimli bir sistemdir (Yegül, 2007, s: 28). Bu sistem; kurumların hayati önem taşıyan tüm fonksiyonlarının bir arada ilişkilendirilmesi, yorumlanması ve bunların sonucu olarak yönetimsel bir kararın verilmesini destekler. Kullanıcıya, kararların sonuçlarını irdeleyebilen özel tasarlanmış modeller sağlar (Çubukçu, 2007, s: 1).

  1. Ofis Otomasyon Sistemleri:

Ertürk’ e göre bilgisayar ve en ileri iletişim araçlarının zamandan, mekandan bağımsız, bütünleşmiş bir şekilde sessiz, süratli ve bilgi amaçlı kullanımı ofis otomasyonu olarak tanımlanmaktadır (Çınar, 1996, s: 41).

Ofis otomasyonu, verileri işleyenlerin, iletişim, koordinasyon faaliyetlerini düzenleyerek ofisteki verimliliklerini artırmayı amaçlayan bilgi teknolojileri uygulamasıdır. Kelime işlemci, yazılı belgeleri oluşturan, görüntüleyen, biçimleyen ve yazıcıya gönderen yazılımlar, elektronik posta ve sesli posta, telefonla haberleşmeye alternatif olarak geliştirilmiş uygulamalar, faks ve bilgisayarlar kullanılarak uzun mesafeli belge kopyalamaları yapma uygulamaları, elektronik takvimler, firmadaki çalışanların zamanlarını  ayarlamalarını kolaylaştıran uygulamalar, son yıllarda  kullanımı yaygınlaşan görüntülü ve görüntüsüz  telekonferans sistemleri uygulamaları ve aynı  fiziksel mekanda bir araya gelmeden de toplantılar   yapabilme  imkanı  veren  sistemler  ofis  otomasyon  sistemleridir  (Yegül, 2007, s:28).

  1. Yapay Zekâ ve Uzman Sistemleri:

Çözümü uzmanlık gerektiren, herhangi bir problemin çözümünde if-then kurallarını uygulayan, kullanıcıcın doğal dili ile verdiği talimatları kabul eden ve anlam çıkaran yazılımlar, konuşmayı algılayan ve söylenenleri yerine getiren, nesneleri tanımlayabilen, (görme), insanın fiziksel hareketlerini taklit eden yapılar bu sistemin içeriğini oluşturur (Yegül, 2007, s: 28-29).

  1. Üst Yönetim Destek Sistemleri:

Sayın ve Şen’e göre uzman sistemler, yapay zekâ araştırmalarının belli bir alanda uygulanması sonucu ortaya çıkmıştır. Uzmanların uzman olmayanlara göre daha iyi karar verebildikleri konularda uygulanabilen ve bu alandaki kararları destekleyen bilgisayar programları olarak tanımlanmıştır (Çınar, 1996, s: 47-48). Üst düzey yöneticiler, karar vermek için Üst Yönetim Destek  Sistemlerini kullanırlar. Üst Yönetim  Destek  Sistemleri, yeni vergi yasaları veya rakip firmalar gibi dış olaylar hakkındaki verileri birleştirmeyi ve bunları yönetim bilgi sistemi ve karar destek sisteminden elde edilmiş özet bilgilerle birlikte faydalı hale getirerek üst düzey yöneticilere sunmayı amaçlar (Yegül, 2007, s: 29).

BİLGİ SİSTEMLERİNİN YARARLARI

Günümüzde bilgi sistemleri, örgütlerde doğru kararlar alınmasında kullanılan teknolojiyle iç içe yapılandırılmış sistemlerdir. Temeli doğru kararlar alınmaya çalışılmasına dayanır. Kararların ne için alındığını bulmak bize bilgi sistemlerinin yararlarını ortaya çıkaracaktır. Stair, örgütlerin bilgi sistemlerinden bekledikleri yararları (Sabuncuoğlu, 2000, s: 281-282);

Daha  iyi  güvenlik ., daha  iyi hizmet,  rekabet  avantajları,  daha az hata, daha yüksek doğruluk, daha  yüksek  ürün kalitesi,  daha  çok  iletişim,  artan etkinlik, artan verimlilik, daha etkin yönetim, daha  çok  fırsat , azalan  çalışan  ihtiyaçları,  azalan maliyetler, finanssal kararlarda daha üstün başarılar, operasyonlar üzerinde daha başarılı denetim, daha başarılı yönetsel karar alma, şeklinde sıralamıştır.

Yönetim kademesi kararlar alırken bireylere yada kurum içindeki birimlere danışarak bilgi edinmeye çalışacaktır. Bilgi sistemleri kabaca kurum için gerekli olan tüm bilgilerin toplandığı bir bilgi havuzudur ve sistem içinde bilgi girişi zamanında ve doğru olarak yapıldığı koşullarda ihtiyaçlara cevap verebilir. Kurulmuş olan otomasyon bilgiye hızlı ve daha az maliyetle ulaşmayı sağlar.

Bilgi sistemleri personel seçiminde başvurular arasında en uygununu seçmede yardımcı olurken, işe alınacak veya halihazırda eldeki personele uygulanmış veya ihtiyaç görülen eğitimlerin yapılması için meydana gelecek zaman kayıplarını ve çıkacak maliyetleri düşürecektir. . Personel fazlalığı veya  azlığı kolaylıkla tespit edilebilecek, iş başvuru yapanlardan istenen yeterlilikte olanlar seçilerek personel ihtiyacı kısa zamanda çözümlenecektir.,

Bilgi sistemlerinde tüm mali tablolar karşılaştırmalı olarak görülecek, yeni mali politikalar oluşturmada kolaylıklar sağlayacak, böylece finanssal karar daha az riskle, daha doğru daha kolay alınacaktır. Personele ait her türlü mali işlemler kolaylıkla idare edilebilecektir.

Çalışanların performansları kolaylıkla ölçülebilecek, ihtiyaç halinde terfiler karşılaştırmalı olarak kıyaslanabileceğinden kolaylıkla yapılabilecektir.

Rekabete girdiği örgütler hakkında toplanılan bilgilere ilgili yönetim kademesi en kısa zamanda ulaşabilecek, stratejiler kısa zamanda belirlenecek, uygulanacaktır.

Yönetim birimleri arasında iletişim daha etkili ve verimli olmasını sağlayacak hataların azalmasına neden olacaktır.

Örgütün herhangi bir birimindeki faaliyetlerin tespitinde ve de düzene konmasında, uyumun sağlanmasında kolaylık sağlayacaktır.

Elde edinilen bilgiler istenildiği kadar saklanabilir, istendiğinde kullanılabilir. Yeni bilgiler eklendikçe değişim gözlemlenebilir, ihtiyaçlar daha kolay tespit edilebilir, öncelikler, kararlar hata riski azalacağından daha etkili ve zaman kaybı olmadan yapılabilir.

MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI BÜTÜNLEŞİK YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİ, (MEBSİS)

Bakanlık, 1987 yılında MEBSİS olarak adlandırdığı bir bilgi sistemi kurmuş ve sisteme personel bilgilerini yüklemiştir. 1992 yılında ise DB desteğinde yürütülen Millî Eğitimi Geliştirme Projesi (MEGP) çerçevesinde, sistemin yeni kurulacak alt sistemlerle geliştirilmesi ve giderek bütünleşmiş bir bilgi sistemine dönüştürülmesi için çalışmalar başlatılmıştır. MEBSİS olarak adlandırılan bu sistem ile Millî Eğitim Bakanlığı hizmetlerinin, bilgi teknolojilerinden yararlanılarak daha etkin, ekonomik, hızlı, doğru ve zamanında verilmesi amaçlanmıştır, T.C. Cumhurbaşkanlığı DDK, 2004).

Bu proje aşağıdaki alt sistemlerden oluşur, (Online 1);

  • PERSİS      : Personel Yönetim Bilgi Sistemi
  • İLSİS        : İl ve İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri Yönetim Bilgi Sistemi
  • YÖSİS       : Yüksek Öğretim Yönetim Bilgi Sistemi
  • DISİS        : Dış İlişkiler Yönetim Bilgi Sistemi
  • BÜTSİS      : Bütçe Yönetim Bilgi Sistemi
  • İMİSİS       : İdari ve Mali İşler Yönetim Bilgi Sistemi
  • YDSİS        : Yurtdışı Eğitim Yönetim Bilgi Sistemi (YDSİS)
  • DÖNERSİS   : İşletmeler Dairesi Yönetim Bilgi Sistemi
  • SOİSİS       : Sosyal İşler Yönetim Bilgi Sistemi
  • OKULSİS     : Okul Yönetim Bilgi Sistemi
  • Bilişim ağları hizmetleri : Bilişim Ağları ile İlgili Verilen Hizmetler
  • E-mail hizmetleri     : E-Mail Hizmetleri
  • Donanım hizmetleri  : Bilgisayar ve Çevre Birimleri ile İlgili Verilen Hizmetler
  • Programlar             : Bilgi İşlem Yönetimi Dairesi Baş. Geliştirilen Programlar

SONUÇ

Çağımızın temel sermayesi olan bilgi işlenebildiği oranda değer kazanmaktadır. Gelişen teknoloji ise bilgiye erişmede, depolamada, benzetimlerde bulunmada destek sağlamaktadır. Örgütler yaşayan bir organizma gibidir ve işlerliğini sürdürebilmesi için birçok kaynağa ve bu kaynakların değerlemesine ihtiyacı vardır. Örgütlerin amaçlarını gerçekleştirmesinde karar alma erkini elinde bulunduran yönetim kademelerinin geçmiş-şimdiki zaman ve gelecekteki durumu hakkında bilgiler edinirken kullanacakları sistemler bilgi sistemleridir. İyi tasarlanmış bir bilgi sistemi bu sistemi kullanabilmeyi iyi öğrenmiş yöneticilerin elinde teknolojinin kullanılmasıyla parasal kaynaklardan, zamandan tasarruf sağladığı gibi, yerinde, zamanında doğru kararlar almada etkili olur.

KAYNAKLAR

Aktan, C. Can ve Vural, İ. Yaşar. “Bilgi Nedir?”, http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-yonetimi/bilgi-nedir.htm, Erişim: 22.05.2007

Alıravcı, Cahit. “Yönetim Bilgi Sistemleri”, http://www.opal.com.tr/makaleler/yonetim _bilgi_sistemleri.asp, Erişim: 19.05.2007.

Çınar, İkram. “Eğitim Yönetiminde Bilgi Sistemleri”, İnönü Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü,. Yayınlanmamış Bilim Uzmanlığı Tezi, Malatya, 1996.

Çınar, İkram. Eğitim Yöneticilerinin Bilgi Yönetimindeki Yeterlikleri. Hacettepe Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü. (Yayınlanmamış Doktora Tezi) Ankara. 2002.

Çubukçu, Faruk. “İşletme Yönetimi ve Bilgi Sistemleri”, Yüksek Lisans Tezi, http://www.farukcubukcu.com/images/docs/yonetimbilgisistemleri.htm, Erişim: 19.05.2007

Kızılçelik, Sezgin ve Erjem, Yaşar. “Açıklamalı Sosyoloji Terimler Sözlüğü”, Konya, 1992.

Kulaklı Atik ve BİRGÜN, Semra. “Müşteri Merkezli Operasyonel Bilgi Yönetimi İçin Veri Yönetimin Ölçülmesi”, İTÜ Dergisi,http://www.itudergi.itu.edu.tr/tammetin/itu-b_2005_2_ 1_A_Kulakli.pdf, İstanbul, 2005.

Sabuncuoğlu, Zeyyad. “Personel Yönetimi, İstanbul, 1991.

_____, “İnsan Kaynakları Yönetimi”, Ezgi Katabevi, Bursa, 2000.

Sümbüllüoğlu, Kadir ve Sümbüllüoğlu, Vildan. “Biyoistatistik”, Hatipoğlu Yayınları, Ankara, 2000.

T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Denetleme Kurulu , “Temel Eğitim Programı ve Bu Programın Gerçekleştirilmesinde 16.08.1997 Günlü , 4306 Sayılı Yasanın Katkılarının Araştırılıp Denetlenmesine İlişkin Rapor Özeti”, http://www.cankaya.gov.tr/tr_html/DDK/teb.htm#III_C_1, Erişim: 26.05.2007.

Yegül, M. Fatih. “Sistem Analizi Ders Notları”, http://akademik.maltepe.edu.tr/~engin_oguzay/ Sistem/DersNotlar%FD_B%F6l%FCm5.doc, Erişim: 19.05.2007

_____, “Sistem Analizi Ders Notları”, http://akademik.maltepe.edu.tr/~engin_oguzay/Sistem /DersNotlar%FD_B%F6l%FCm4.doc, Erişim: 25.05.2007.

Yüksel, Öznur. “İnsan Kaynakları Yönetimi”, Gazi Kitabevi, Ankara, 2000.

Online 1: http://ilsis.meb.gov.tr/home/mebedevlet/mebsis.htm, Erişim: 26.05.2007.