Bilgi Yönetimi

GİRİŞ

Bilgi günümüzde olduğu gibi tarihin her devresinde de çok büyük bir önem arz etmiştir. Öyle ki, bilgi, çoğu zaman güç anlamına gelmiştir. Bunun en büyük sebebi ise yapılacak her türlü faaliyette bilgiye ihtiyaç duyuluyor olmasıdır. Antropoloji bilimine göre; düşünme, konuşma melekeleri ile bilgiyi edinme ve bilgiyi aktarma insanı insan yapan hatta yaşamını devam ettirmesini sağlayan en belirgin özelliklerdir. Yaşadığımız çağın bir bilgi çağı olduğunu da düşünecek olursak günümüzde bilginin ne kadar önemli olduğunu daha iyi anlayabiliriz.

Bu aşamada öncelikle bilginin ne olduğuna değinmemizde fayda vardır. Türkçede “bilgi” dediğimizde aklımıza üç farklı ifade gelebilmektedir. Bunlardan birincisi bilginin “veri” olarak anlaşılmasıdır. Bu ifade bilgi göstergesinin en alt basamağında yer almakta ve işlenmemiş ham bilgi anlamına gelmektedir. İkinci olarak da “enformasyon” anlaşılabilmektedir. Bunula da kast edilmek istenen ise; orta basamakta yer alan ve herhangi bir biçimde işlenmiş ve iletilen veriler anlamına gelmektedir. Son olarak da en üst basamakta konuşlanmış bulunan seyrek olarak ‘üst bilgi’ terimi ile de belirtilen akıl süzgecinden geçmiş, kişisel algı, duygu, sezgi, deneyim, gözlem, değerler, yükümlülükler ve üretim sonuçları ile birleştirilmiş, iş süreçlerinde kullanılmaya hazır ‘bilgiden’ de bahsediliyor olabilir ( Çınar; 3 ). Sonuç olarak bunlardan hangisi olursa olsun bilinen tek gerçek; bilginin her halinin hayatımızın her anında mutlaka olmasına dair duyduğumuz ihtiyaçtır.

Bu çalışmamızda değinmek istediğimiz konular ise bilginin ne olduğunun yanı sıra bilgi türleri ve bu bilgilerin özellikleri de olacaktır. Bilgi türleri ve bu türlerin özelliklerinin bilinmesi bizim bilgiyi daha verimli kullanmamızı sağlayacağı şüphesizdir. Kısacası bilgiyi ne kadar iyi tanırsak bilgi yönetimi konusuna da o kadar hâkim oluruz.

BİLGİNİN ÖZELLİKLERİ

Bilgi konusunu işlemeye başlamadan önce bilgi türlerini ve bilgi türlerinin özelliklerinin bilmeliyiz. Bu konuda değişik yorumlar yapılmış olmasına karşın biz bu çalışmamızda iki farklı görüşe yer vermeye çalışacağız.

Arbak, bilginin iki önemli özelliği olduğunu öne sürmektedir. İlki, bilginin hammaddesi olan verinin tek başına anlam taşımadığı ancak işlendikten sonra anlam kazanabileceğidir. İkincisi ise verinin işlenmiş hali olan bilgi yönetsel kararlara ilişkin belirsizliği azalttığıdır ( Arbak, 1995; 73 ).

Günümüzde bilgi; sürekli üretilebilen, artan, iletişim yoluyla taşınan, bölünebilen, paylaşılabilen ve üretim faktörleri ile ikame edebilen bir ürün halini almıştır. Örgütler ve bireyler arası ilişkilerin aldığı karmaşık hal bilgi üretiminin ve alıcısına ulaştırmanın güvenirliğini azaltmaktadır. Bilginin güvenilirliğini arttırabilmek için yönetsel denetim yolları önerilmektedir ( Güredin, 1994; 4 ).

Bu açıklamalardan sonra yönetsel bilgi, bilimsel bilgi ve dışsal bilgiyi ele almak ve bu bilgi türlerinin özelliklerinin üstünde durarak açıklamamız herhalde yerinde olacaktır.

1- YÖNETSEL BİLGİ VE ÖZELLİKLERİ

Yönetsel bilgi, örgütlerde işleyişe ilişkin faktörleri ve gözlemleri içerir. Başka bir ifade ile belirlenmiş amaçlara ulaşmak için verilerin işlenerek yöneticiler için anlamlı hale getirilmiş halidir. Yönetsel bilginin en önemli kaynağı deneyimlerdir. Bununla beraber model, çerçeve, şema, somut örneklerden de yararlanılmaktadır. Yöneticilerin bilgi ihtiyaçları konumlarına göre değişmektedir. Üst yönetim uzun dönemde ve planlanmamış bilgiye ihtiyaç duyarken alt yönetim öngörülebilir ve ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duyar (Öğüt, 2001; 15 ).

Özellikleri:

• Yararlı bir amaca hizmet etmelidir.
• Yöneticinin sorumluluğu ile ilgili olmalıdır.
• Yönetim kademesinin ihtiyaçlarına uygun ayrıntı içermelidir.
• Güncel olmalıdır.
• Kabul edilebilir bir doğruluk seviyesi olmalıdır.
• Zamanlaması doğru olmalıdır.
• Kabul edilebilir bir maliyet düzeyi olmalıdır.
• Kolaylıkla anlaşılabilmelidir.
• Gereksiz tekrarlar içermemelidir.

2- BİLİŞİMSEL BİLGİ VE ÖZELLİKLERİ

Bilgi çağında örgütlerin en önemli kaynağı bilgi sistemlerinin ürettiği bilgidir. Bilişimsel bilgi; bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri kullanılarak bilimsel yöntemlerle elde edildiğinden bireysel yaklaşımlardan uzak ve nesnel nitelik gösterir.

Özellikleri:

• Doğruluk veya yanlışlık: Bilgi gerçek olabilir ya da olmayabilir. Eğer yanlış bilgiyi alan insan bilginin doğru olmasıyla aynı düzeyde olacaktır.
• Yenilik: Bilgi, alan için bütünüyle yeni ve önemli olabilir.
• Miktarın artması: Bilgi, mevcut bilgileri düzeltebilir ya da yenilerini ekleyebilir.
• Doğrulayıcılık: Yeni ulaşılan bilgi var olan bilgiyi onaylayabilir ( Öğüt, 2001; 16–17 ).

3- DIŞSAL BİLGİ VE ÖZELLİKLERİ

Dışsal bilgi; örgütün dışında oluşan sosyal, ekonomik, hukuki, kültürel, teknolojik ve uluslar arası koşullar ve gelişmeler doğrultusunda örgütü etkilemesi muhtemel olan tehdit ve fırsatlara ilişkin bilgidir. Dışsal bilgi aşağıdaki faktörleri içermelidir:

• Rakip örgütlerin Pazar payı
• Yeni Pazar fırsatları
• Milli ekonomik büyüme oranı ve organizasyonel büyüme oranı
• İnsan kaynakları pazarının durumu
• Muhtemel politik riskler
• Teknolojik gelişmeler ve örgüte etkileri
• Fiyatlar genel düzeyindeki eğilim
• Ekonominin küresel değişimleri
• Yasal düzenlemeler ( Öğüt, 2001; 18 ).

BİLGİNİN KALİTESİ

Bilginin temel kullanım amacı karar alım fonksiyonuna destek olmak olduğuna göre değeri de alınan kararın değerine bağlı olacaktır. Bilginin değerini, bilgiden beklenen sonuçlara göre belirlemek kuşkusuz ki gerçekçi bir yaklaşımdır. Bilginin değerini belirleyen nitelikleri sayacak olursak zamanlılık, yerindelik, eksiksizlik, ekonomiklik, uygunluk vs. olarak sayılabiliriz ( Long, 1989; 12 ).

Bilginin değeri ya da kalitesi konusunda etkili önemli bir faktörde hatadır. Hata zamanında tespit edilmemişse düzeltmek çok güçtür. Bilginin hatalı olmasının nedenleri:

• Yanlış bilgi toplanması
• Bilgi işlemenin yanlış yapılması
• Bilginin işlenmemesi ya da kaybedilmesi
• Yanlış kaynaktan bilgi temin edilmesi
• Bilgi işlem hataları
• Bilginin kasten bozulması

BİLGİ TOPLUMU

İnsanlık var olduğundan bugüne kadar kendine özgü koşulları olan sosyal ve ekonomik aşamalar yaşamıştır. Bunlar ilkel toplum, tarım toplumu, sanayi toplumu ve bilgi toplumudur. Günümüzde toplumların çoğu tarım, sanayi ve ileri sanayi aşamalarını yaşarken, küreselleşme bazında egemen olanların bilgi toplum aşamasında oldukları bilinmektedir.

Teknolojinin çeşitlenmesi ve teknolojinin hammaddesi olan bilginin her alanda kullanılması sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişi sağlamıştır. Sanayi toplumuna ait olan bireyler ihtiyaçlarını genellikle maddi ürünlerle karşılamaktadır. Bilgi toplumunun üyesi ise bilgiyi üretme ve kullanma konularına yoğunlaşmaktadır. (Aydemir,1999, s.29) Bu konuda Erkan, Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisi kuramında en üst basamakta bulunan, kendini kanıtlama ihtiyacının bilgi toplumunda en uygun düzeyde tatmin edilebileceğini ileri sürmektedir ( Erkan, 1998; 11 ).

Sanayi toplumu ile Bilgi Toplumunun Karşılaştırılması

	SANAYİ TOPLUMU	BİLGİ TOPLUMU
EKONOMİK SİSTEM	Ulusal Ekonomi	Küresel Ekonomi
	Fiziksel sermayeye dayalı ekonomi	İnsan kaynaklarına ve bilgi sermayesine dayalı ekonomi
	Endüstriyel organizasyonlar	Bilgi tabanlı organizasyonlar
	Sembolik kâğıt para hâkimiyeti	Dijital para hâkimiyeti
SOSYAL SİSTEM	Çekirdek aile	Birey merkezli farklı aile biçimleri
	Güvenlik sağlayıcı kurumlaşmalar	Bireysel yetenekli geliştiren kurumlaşmalar
	Uyumluluk, seçkinlik, sosyal sınıf…	Bireysellik, çeşitlilik, katılımcılık…
	Kitleselleştirilmiş dönemsel eğitim	Bireyselleştirilmiş ömür boyu öğrenim
SİYASAL SİSTEM	Uluslararası çatışma ve polarizasyon	Uluslar arası uyum ve küresel bazda siyasal entegrasyonlar
	Merkeziyetçilik	Adem-i merkeziyetçilik
	Ulus devlet	Küresel ve bölgesel organizasyonlar
	Güvenlik amaçlı yönetim	Yurttaş odaklı yönetim
TEKNOLOJİK SİSTEM	Mekanik teknoloji devrimi	Bilgi teknolojileri devrimi
	İş gücünü ikame eden makineler	Beyin gücünü geliştiren bilgisayarlar
	Montaj hattına dayalı üretim teknikleri	Bilgi ve yönetim teknolojilerine dayalı üretim teknikleri
	Görsel ve yazılı basın-yayın araçlarına dayalı iletişim sistemleri	İnternet ve dijital teknolojilere dayalı iletişim sistemleri

BİLGİ YÖNETİMİ

İnsanoğlu var olduğu günden beri bilgiden faydalanmak üzere bilgiyi kullanmak istemiş ve bilgi yönetiminin giderek önem kazanmasına sebep olmuştur. Bilgi teknolojilerinin sosyal ve örgütsel yapıları biçimlendirirken çok etkin olduğu bilgi toplumu ise bilgiye değer veren, bilgi üretebilen, bilgiyi kullanabilen ve etkin bir biçimde yönetebilen toplumdur. Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişte, yöneticilerin örgüt süreçlerinin işleyebilmesi, örgütün etkinlik ve rekabet üstünlüğü elde edebilmesiyle ilgili bilgiye ihtiyaç duymaları bilgi yönetimi konusuna güncellik kazandırmıştır. Örgüt fonksiyonlarından biri olan bilgi yönetimi, bilgi teknolojileri aracılığıyla karar verme sürecine ve diğer stratejik amaçlara önemli destekler sağlamaktadır.

Bilgi yönetimi temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncellemek, oluşan bilgilerin ulaşılabilir ve gerekli olanlarını ve bunlara ulaşmak için gerekli olan işlemlerin tanımlanması ve analizini kapsayan ve bunların örgüt çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.

Bilgi yönetimi bilginin verimli bir şekilde teknolojik uygulamalara dökülmesindeki süreçlerin tanımlamalarını, modellenmesini ve organizasyonun amaçları doğrultusunda bilginin kullanılması için yapılması gereken hareket planını kapsar. Bilgi yönetimi, üretken (değer yaratıcı) bilginin elde edilmesi, paylaşılması, geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilidir. [1]

BİLGİ YÖNETİMİ VE TANIMI

Bilgi yönetiminin dinamikleri daha önceden küçümsenmekteydi. Bu dinamikler:

1- Yönetilen şeyin kim ya da ne olduğu,

2- Örgüt içerisinde bunun nasıl algılandığı,

3- Örgütün kültür ve yapısının bu yönetimle nasıl ilişkilendirildiğini,

4- Örgüt içindeki insanların rolünü kapsamaktadır ( Celep, 2003; 25 ).

Ancak ilerleyen zamanlarda bilgi yönetimi konusu daha iyi anlaşılmış ve artık örgütlerin vazgeçilmez modellerinden olmuştur. Bilgi yönetiminin tanımının nasıl yapıldığı konusuna değinecek olursak:

Celep’in De Jarnett’ten aktardığına göre: Bilgi yönetimi, bilginin tanımlanması, yorumlanması, bilginin dağılımı ve kullanımı, bilgiyi koruma süreçleri ve bunun sonucunda ortaya çıkan bilgi yaratımıdır.

Yine Celep’in Taylor’dan aktardığına göre ise: Güçlü çevresel güçler yirmi birinci yüzyıldaki yöneticinin dünyasını biçimlendiriyor. Bu güçler örgütsel süreçte ve insan kaynağı stratejisinde temelden bir değişim gerektirmesi ve bu değişim sürecinin kendisi bilgi yönetimidir.

BİLGİ YÖNETİMİNİN ANLAMI

Bilgi çok özel bir “mal”dır ( tabii bilgiyi bir “mal” olarak görmeyenler de mutlaka vardır).Onu doğru bir şekilde ele almanın yolunu belirleyebilmek için onun niteliğini anlamak gerekir. Bilginin niteliklerine burada yer verecek olursak, aşağıda yazılı olan nitelikleri yazabiliriz:

Bilgi:

— Diğer kaynaklardan yaratılır ( insan gibi ),

— Yaratıldığı yerde elde edilir,

— Eğer gerekliyse depolanır,

— Dağıtılır ve insanlar arasında paylaştırılır,

— İstenilen bir biçime, kullanıcının anlayacağı değere dönüştürülür,

— Fire olarak kaçak ve kayıpları vardır,

— Kendi başına değer yaratmak üzere bir süreçte kullanılır,

— Yeni ihtiyaçlar yaratır ve yeni satın alımlar ortaya çıkarabilir,

— Kullanma başarısına bağlı olarak bir değer ifade eder,

— Ya da bir değer zinciri içinde satılır ( Barutçugil, 2002; 68 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN SORULARI

Her bilim dalında olduğu gibi mutlaka ki Bilgi Yönetiminin de kendisiyle ilgili soruları vardır. Bu soruları ve bu sorulara verilecek cevapları inceleyecek ve değerlendirecek olursak şöyle bir görünüm ortaya çıkacaktır:

İlk sorumuz “Bilgi üretimini kim yapar?” olacaktır. Buna verebileceğimiz cevap ise; kurum içi çalışanlar biçiminde verilebilir. Elbette ki bir kurumda bilgi üretimi yapılacaksa bunun yapılmasını sağlamak kurum içinde çalışanların görevi olacaktır. Eğer bilgi üretimini kurum içi çalışanlar yapmıyorsa o bir bilgi üretimi olmayacaktır.

İkinci soracağımız sorumuz ise “ Bilgi yönetimi neyi?” sorusudur. Bizim de buna vereceğimiz cevap ise: Bilgi, kurum veya şirket içerisinde örtük ve açık biçimlerinde karşımıza çıkar. Örtük bilgi şirket çalışanlarının zihninde yer alan ya da şirket eylem ve süreçleri içerisinde bulunan henüz kategorize edilmemiş, kodlanmamış, iletilmemiş ve çözümlenmemiş bilgidir. Açık bilgi ise, kodlanmış, kategorize edilmiş, teknolojik ve sosyal kanallar aracılığı ile erişilebilen ve paylaşılabilen bilgidir. Burada yer vermemiz gereken başka bir konu da bilginin sınıflanması konusudur. Bilgiyi iki başlık altında sınıflandırabiliriz. Bunlar:

Örtük Bilgi: Kişisel bilgidir. Sezgi, deneyim, yargı, değerler, inançlar ve zekâda gizlidir. Açığa çıkarmak zordur. Her şey çalışanın beynindedir. İşinden ayrılırken örtük bilgisini de götürür.

Açık bilgi: Açık bilgi ise mevzuat, belgeler, veritabanları ( arşiv ve kütüphane gibi ), web, e-posta…

Üçüncü sorumuz ise “Bilgi Yönetimi Nerede?”  Sorusudur. Buna vereceğimiz cevap ise kurum veya okul içerisindedir

Diğer bir sorumuz ise “Bilgi Yönetimi Neden?) sorusudur ki buna vereceğimiz cevap: örgüt ve kurumların yeni bilgiler üretmeleri ve kullanmaları şarttır. Sebep olarak küreselleşen dünya ekonomisi gösterilebilir.  Günümüz ekonomisinde dünya büyük bir hızla pazar yönünden küçülmekte buna karşılık rekabet ise büyük bir hızla artmaktadır. Bu durumda şirketler varlıklarını sürdürmekte zorlanmaktadırlar. Sözü geçen olumsuz koşullardan sıyrılmak ise ancak ilerlemek, gelişmek ve yenileşmek ile gerçekleşebilir. Hem varlığı sürdürme hem de gelişme ve yenileşmeye paralel olarak küreselleşen dünya ekonomisinde rekabet ortamına uyum sağlamak ancak kurum içi bilgi üretimi, paylaşımı ve kullanımı ile sağlanabilir. Çünkü bu eylemler yeni işlemler, yöntemler, süreçler ve ürünler, vb. oluşturulmasına yol açacaktır.

Son olarak soracağımız soru ise “evet bilgi yönetimi ama nasıl bir bilgi yönetimi? Sorusudur. Buna verilen cevap ise; bütün kurum ve şirketlerin bilgi üretimini özendirmeleri ve geliştirmeleri gereklidir. Bunun yolu sırası ile:

1-      Örtük bilgiyi açık yani paylaşılır hale getirmek,

2-      Yapılan üretime vb. ilişkin herkesin anlayacağı yeni kavramlar yaratmak,

3-      Bu kavramların anlaşılması ve kanıtlanması için ilgili kişilerce tartışılması,

4-      Bilginin veya kavramın prototipinin oluşturulması (şöyle ki: ürün, işlem, süreç vb.nin şekillerinin planlarının, modellerinin, özelliklerinin oluşturulması yani yapılandırılmış bilgi haline getirilmesi)

5-      Ortaya konulan bilginin kurum veya şirketin çeşitli hiyerarşik birimleri, toplulukları, çalışma alanları vb. arasında bir ilham kaynağı haline gelerek uygulamada ya da yeni bilgilerin oluşmasında kullanılmasıdır.

BİLGİ YÖNETİMİNİN 10 TEMEL İLKESİ

1-      Bilgi yönetimi pahalıdır (Bilgisizlik de öyle),

2-      Etkili bilgi yönetimi insan ve teknolojinin ortak çözümlerini gerektirir,

3-      Bilgi yönetimi ileri derecede politiktir,

4-      Bilgi yönetimi bilgi yöneticileri gerektirir,

5-      Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok bilgi haritalarından ve bilgi piyasalarından yararlanır,

6-      Bilgiyi paylaşmak ve kullanmak genellikle doğal olmayan eylemlerdir,

7-      Bilgi yönetimi bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir,

8-      Bilgiye ulaşma yalnızca bir başlangıçtır,

9-      Bilgi yönetimi süreklidir, asla bitmez,

10-   Bilgi yönetimi bir bilgi sözleşmesi gerektirir (Barutçugil, 2002; 84 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN TEMEL ADIMLARI

1- Kavramsallaştırma     : Bir organizasyonun hangi bilgi varlıklarına sahip olduğunu belirlemek için bir araştırma ve sınıflandırma çalışması yapmak.

2- Yansıtma                    : Bilginin organizasyona nasıl değer katabileceğini analiz etmek.

3- Eylem Planlama         :Daha iyi kullanma ve daha fazla katma değer elde etmek için gerekli eylemleri belirlemek.

4- Gözden Geçirme        :Katma değeri sağlamak için bilgi kullanımını gözden geçirmek ( Barutçugil, 2002; 71 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN TEMEL EYLEMLERİ

1- Bilgiyi Yaratmak                           :

Yaratmak bir bilim değildir, sanattır. İnsan konuları kendisi belirler, ancak bilgileri yaratamaz. Çünkü bu sabırlı bir çalışmayı gerektirir.

2- Çekirdek Bilgiyi Ele Geçirmek    :

Gerek duyulan bilgi türleri hakkında giderek artan bilinçlenme.

3- Bilgiyi Kullanıma Sokmak                      :

Bilgi parçalarının ilerideki muhtemel kullanımları için hazır duruma getirilmesine yönelik çalışmadır.

4-Topluluklar Arası Paylaşım                       :

Organizasyon ve uygulama topluluklarının bir araya gelmesi ve gerektiğinde dağılması için araçlar ve uyarıcı nedenler sağlanmalıdır.

BİLGİ YÖNETİMİ STRATEJİLERİ

1-      Sunulan ürün standart ise yeniden kullanmaya elverişli bir bilgi yönetim stratejisi uygunken, alıcıya özel ürünler sunan organizasyonların bütünleştirme stratejisini uygulamaları en uygun olacaktır.

2-      Olgun ürünler üreten organizasyonların üretim süreçleri rutinleşmiştir. Bu durumda bilgi yönetimi stratejisinin odağında kodlama yöntemi olmalıdır. Bilgisayar sektöründe olduğu gibi yenilikçiliğin yoğun olduğu alanlarda ise bireyselleştirme stratejisi odaklı bilgi yönetimi önerilmektedir.

3-      Açık bilgi-yoğun ortamlarda “insandan-belgeye” yaklaşımını içeren bilgi yönetimi stratejileri geliştirilebilir. Bunun yanında yazılaştırılmaları zor olan “know-how” yaklaşımına dayanan, yüz yüze iletişim odaklı bilgi yönetim stratejileri oluşturulabilir

( Öğüt, 2001; 133–134 ).

BİLGİ YÖNETİMİNİN ALANLARI

Bilgi yönetiminin inceleme alanlarından bazıları şunlardır ( Rob Van Der Spek ve Andre Spijkervet, akt: Cevat Celep, 2003; 30 ):

1- Ümit Verici Bilgi Alanları: Başlangıç dönemi olmasına karşın örgütün değişimi için gizli bir güce sahiptirler.

2- Öz Bilgi Alanları: Bir örgütü diğer örgütlerden ayıran bilgilerdir.

3- Temel Bilgi Alanları: Bunlar örgütler için vazgeçilmeyecek kadar önemlidirler ve tüm örgütlerde benzerlik gösterirler.

4- Geçerliliğini Yitirmiş Bilgi Alanları: Başarılı bir örgütte hiçbir etkileri yoktur.

5- Kritik Bilgi: Örgütün yaşamsal bilgi merkezidir ve örgütün gelişmesi, verimliliği… Vs bu bilgiye bağlıdır.

BİLGİ YÖNETİMİNİN AMACI

Bilgi yönetiminin öncelikli amacı, örgütün çevresinde meydana gelen bilimsel ve teknolojik yenileşmeler ile kavramsal gelişmelerden örgütün zamanında haberdar olmasıdır. Bu öncelikli amacının dışında da mutlaka bazı amaçları vardır. Bu amaçları şu şekilde sıralayabiliriz

Bilgi yönetiminin amaçları şu şekilde belirtilebilir:

1-      Bilgi deposu oluşturmak,

2-      Bilgiye ulaşmayı geliştirmek,

3-      Bilgi ortamını çoğaltmak,

4-      Bir servet olarak bilgiyi yönetmektir.

BİLGİ YÖNETİMİNİ GEREKTİREN NEDENLER

Günümüz örgütlerinde bilgi yönetimi gereksinimine neden olan temel iticiler bulunmaktadır. Bahsettiğimiz bu temel itici güçlerden bazıları aşağıya çıkarılmıştır:

1-      Zihinsel sermayeyi devam ettirme,

2-      Bilişim teknolojisindeki gelişme,

3-      İletişim teknolojisi,

4-      Yeni bütüncül ekonomi,

5-      Müşterilerin ve beklentilerin niteliğidir.

BİLGİ YÖNETİMİ ÖRGÜTLER İÇİN NEDEN ÖNEMLİ

Şüphe yoktur ki bilgi yönetimi kavramı tüm örgütler için gerçekten de önemlidir. Bilgi yönetimi kavramını örgütler için önemli hale getiren üç temel etmen bulunmaktadır ( Rob Van Der Spek ve Andre Spijkervet, akt: Cevat Celep, 2003; 35). Bunlar:

1-      Artan rekabet,

2-      Değişen müşteri istemleri,

3-      İş çevresinin hızlı bir biçimde ve hala büyük bir hızda değişiyor olması.

BİLGİ YÖNETİMİ GEREKSİNİMİNİ ETKİLEYEN ETMENLER

Bir örgütteki bilgi yönetimi gereksinimini etkileyen en önemli etmenlerin başında, örgütteki bilgi kültürü, anlayışı ve örgütün kendisi için koyduğu hedeflerin önemlilik ve ulaşılabilir güçlükte olma derecesidir. Bunun haricinde bilgi yönetimi gereksinimini etkileyen dört önemli gelişme vardır:

1-      Çevresel değişim,

2-      Mevcut iş modellerinin yetersiz kalması nedeni ile artık bu modellerin kullanılmaması,

3-      Yeni örgüt çevresinin çok daha karmaşık bir duruma gelmeye başlaması,

4-      Günümüzün yenileşme ve yaratıcılığı gerektirmesi.

BİLGİ YÖNETİM SÜRECİ

Her şeyde olduğu gibi bilgi yönetiminin uygulanmasında da belirli bir süreç vardır. Bu bölümde biri Galagan’a ait diğeri ise Bhatt’a ait olmak üzere iki çeşit bilgi yönetim sürecini ele alacağız ve incelemeye çalışacağız. Bunların açıklanmasına geçecek olursak öncelikle Galagan’a göre bilgi yönetim sürecinin nasıl olduğunu açıklayabiliriz:

1-      Yeni bilgi üretme,

2-      Dış kaynaklar aracılığı ile bilgiye ulaşma,

3-      Bilgiyi dokümanlar, veri tabanı, donanım ve bunların formunda temsil etme,

4-      Bilgiyi, süreçler, ürünler ve hizmetler içerisine yerleştirme,

5-      Var olan bilgiyi örgüt içine aktarma,

6-      Karar vermede ulaşılabilir bilgiyi kullanma,

7-      Kültür ve özendirmeler aracılığı ile bilgi genişlemesini kolaylaştırma,

8-      Bilgi yönetimi kavramının etkisi ve bilgi servetlerinin değerini ölçmedir.

Bhatt ise bilgi yönetimi sürecini beş aşama olarak kabul etmiştir:

1-      Bilgi yaratma: Örgütün yararlı fikir ve çözümler geliştirme yeteneğini içermektedir.

2-      Bilgiyi geçerli kılma: Edinilen bilginin çevre yararına kullanılabilmesi için süzülmesi ve şekillendirilmesi.

3-      Bilgi sunumu: Örgüt üyelerine bilgiyi gösterme yollarını içerir.

4-      Bilgi dağılımı: Örgütsel teknolojiler, teknikler ve insanların birbirleri ile olan etkileşimleri bilgi dağılımını sağlar.

5-      Bilgi uyarlama: Örgütün doğru bilgiyi, doğru yerde ve doğru şekilde kullanmasıdır.

BİLGİ PAYLAŞIMININ BAŞLICA ARAÇ VE YOLLARI

Bilgi paylaşımının başlıca araç ve yollarını ise şöylece saptamak mümkündür.

1-      Resmi sosyal iletişim ağları

2-      Gayri resmi sosyal iletişim ağları

3-      Takım çalışması

4-      Uygulama toplulukları

5-      Örgütsel öğrenme

6-      Dedikodu

7-      Resmi yapılanmış teknolojik iletişim ağlarının oluşturulması ve kullanımı (e-posta, mobil teknolojiye dayalı ağlar, telekonferans, video-konferans, vb.).

BİLGİ YÖNETİMİNDE BAŞARI

Bilgi yönetimi sistemince kurum içi bilgi paylaşımının gereğince yürütülebilmesi için kimi unsurların kurum yönetimince inançla benimsenmesi gerekmektedir. Bunları ise şöylece belirtebiliriz:

–          Bilgi yönetiminin kurum yöneticileri tarafından bir kurum stratejisi olarak kabul edilmesi

–           Kurum içerisinde bilgi üretim, depolama ve erişim, paylaşım ve kullanımını resmi veya gayri resmi olarak sağlayacak teknolojik altyapının oluşturulması

–          En önemlisi ise, kurum içi bilgi paylaşımını özendirecek güven ortamını ve ödüllendirme sistemini kapsayan, demokratik ve her tür iletişime açık bir kurum kültürünün oluşturulması ve geliştirilmesidir.

BİLGİ YÖNETİMİNİN YARARLARI

Bilgi yönetimi elbette ki kurum ve örgütler için gerçekten de çok faydalıdır. Bilgi yönetimi ile örgütlerin:

1-      Verimliliği arttırabilir,

2-      Pazarda daha yaratıcı ve becerikli işlemler yaparak Pazar durumu arttırabilir,

3-      Örgütün devamlılığını arttırabilir,

4-      Örgütün karını arttırabilir,

5-      Ürün gelişimi ve pazarlama arasındaki etkileşimi en uygun hale getirebilir,

6-      Örgütün etkinlik alanı ile ilgili yeterliklerini geliştirebilir,

7-      Yeni bilginin, teknoloji, donanım ve birleşimlerin üretimi ya da alımı gibi karar verme süreçlerinde daha iyi bir zemin oluşturabilir,

8-      Bilgi iş görenleri arasında iletişimi geliştirebilir,

9-      Bilgi iş görenlerinin örgütte kalmasını sağlayabilir,

10-   Örgütün asıl etkinliğinde ve yaşamsal olan örgüt bilgisinde odaklanmasını sağlayabilir ( Beijerse, akt: Celep, 2003; 41 ).

BİLGİ YÖNETİMİ UYGULAMALARINDAKİ ENGELLER

Bilgi yönetimi uygulamalarında çeşitli faydalar, yöntemler… vs olduğu gibi çeşitli engeller de vardır. Bu engelleri 3 ana başlıkta toplayarak inceleyebiliriz. Bunları organizasyon açısından engeller, takım – grup açısından engeller ve bireysel açıdan engeller olmak üzere inceleyeceğiz.

A) Organizasyon açısından engeller:

1-      Bilgi tabanını oluşturmak zaman alıcı, çalışan yoğun ve maliyetli

2-      Bireyler yoğundur ve bilgi yönetimi ek işler getirir

3-      Bilgi tabanlı sistem teknolojisi sınırları

4-      Geçici proje takımlarını izlemenin zorluluğu

5-      Gereksiz enformasyon

6-      Aşırı enformasyon

7-      Çalışanların sistemin hiçbir yararını görmemesi

8-      Kapalı bilgilerin kodlanmasının zorluğu

9-      Anlaşmazlığın artması

10-   Bilgi yönetiminin bireyleri kontrol etmesi

11-   Bilgi oluşumunda güçlü pozitif kültüre ihtiyacın olması

12-   Bilgi müdürünün varlığının yanlış mesajı vermesi. (Bollinger ve Smith, akt: Türk, 2003; 149 ).

B) Takım – grup açısından engeller:

1-      Bireysel çabaların ödüllendirilmesi bilgi biriktirmeyi cesaretlendirecektir

2-      Yönetim ve meslektaşlar tarafından eleştirilme korkusu

3-      Diğer disiplinlere olan saygının olmaması

4-      Güven, saygı ve ortak amaçların olmamasının çabaları yok etmesi

5-      Takım süreçlerinin belgelenmesinin ek işler gerektirmesi ( Bollinger ve Smith, akt: Türk, 2003; 149 ).

C) Bireysel açıdan engeller:

1-      Bilgi paylaşımı isteksizliği

2-      Bilginin güç, ilerleme veya ödül / ceza kaynağı olması

3-      Profesyoneller arasındaki rekabet

4-      Bilginin Ödüllendirilmesi

5-      Uzmanlığın değer ve statüsü duygusu

6-      Bilginin kaybedilmesinin bireyin değerini azaltacağı korkusu ( Bollinger ve Smith, akt: Türk, 2003; 149 ).

KAYNAKÇA

CELEP, Cevat; Bilgi Yönetimi, Ankara, 2003.

BARUTÇUGİL, İsmet; Bilgi Yönetimi, İstanbul, 2002.

TÜRK, Murat; Küreselleşme Sürecinde İşletmelerde Bilgi Yönetimi, İstanbul, 2003.

DEMİREL, Erkan Tural; Bilgi Yönetimi (yayınlanmamış Yüksek Lisans Ödevi), Malatya, 2002.

ÇINAR, İkram; Bilgi Yönetimi (Powerpoint sunusu), Malatya.

ÇINAR, İkram; Bilgi Yönetimi Nedir? (Powerpoint sunusu), Malatya.

ÇINAR, İkram. Eğitim Yöneticilerinin Bilgi Yönetimindeki Yeterlikleri (Malatya İli Örneği). (Yayınlanmamış Doktora Tezi) Hacettepe Üniversitesi, SBE. 2002.