Özet:

Eğitim Yönetimi Bilişim Sistemi, yöneticilerin bilgiye dayalı problem çözmelerini sağlayan bilgisayar temelli bir sistemdir. Bu sistem bilgiyi işlemek için kurulur. Bu çalışma, eğitim örgütlerindeki yöneticiler için gereken bilginin özellikleri üzerinde yoğunlaşmıştır. Bunlar; amaca uygunluk, doğruluk, tamlık, güvenilirlik, zamanlılık, doğru kişi, doğru kanal, yeterli ayrıntı, anlaşılabilirlik ve maliyettir.

Anahtar sözcükler: Bilgi Teknolojileri (BT), Veri, Enformasyon, Bilgi, Eğitim Yönetimi Bilişim Sistemi (EYBS),

Abstract:

A computer-based system to provide the management with problem solving information is called Educational Management Information Systems. This systems structures in order to information processing. This paper focus on characteristics of knowledge which requred for administrators in educational organizations. These are; consistency, accuracy, completeness, reliable, timeliness, relevance, details, understandable and cost.

Key words: Information Technologies (IT), Data, Information, Knowledge, Educational Management Information Systems (EMIS)

Giriş

Bilgi teknolojileri alanında kaydedilen gelişmeler, örgütleri, bütün etkinliklerin birbirine bağlandığı ve genel durumu her an ortaya koyma becerisine sahip olan tümleşik (integrated) sistemler haline getirmiştir. Böylece Eğitim Yönetimi Bilişim Sistemi (EYBS) ortaya çıkmıştır.

Örgütsel işleyişin her yönü şu ya da bu biçimde enformasyon işlenmesine bağlıdır (Morgan 1997: 93). Örgütün sonuç alıcı girişimlerde bulunabilmesi yani yönetimin amaçlarını gerçekleştirebilmesi için sürekli kararlar alması gerekir. Alınan kararların isabetli ve hızlı olabilmesi, karar için kullanılan girdilerin/bilgilerin nitelikli olmasına bağlıdır. Yönetim bilgiye dayalı olmalıdır. Bilgi ise, değerli ancak kolay elde edilemeyen örgütsel bir girdidir.

Bilgi Teknolojileri (BT) ve EYBS alanında yapılan çalışmalar başlangıçta donanım, yazılım ve bilgi sistemi üzerinde yoğunlaşmış ve verinin toplanması, depolanması, işlenmesi, iletimi ve sunulmasını esas almıştı. Son zamanlarda BT'nin B'si yani bilgi üzerinde yoğunlaşmaya başlanmıştır (Drucker 1999: 111). Çünkü bütün bu sistem ve araçları o kadar çok enformasyon üretmişlerdir ki, yönetim aşırı bilgi yüklenmesi (information overload) sorunuyla karşılaşmış, içinden çıkamaz olmuştur. Belirsizliği azaltması gereken enformasyon, kaosa yol açmıştır. Sonuçta ondan yararlanmak bir yana, onun yarattığı yeni sorunlarla da uğraşmak durumunda kalınmıştır. Yöneticiler de bilgi uzmanlarının hazırladığı bu bilgi yığınından yararlanamamış, hangi bilgiyi nasıl kullanacaklarını bilememişlerdir. Oysa yazılım, donanım ve bilgi sistemlerinin varoluş gerekçesi yönetim için gereken, işe yarar, değerli bilgiyi üretmektir. Öyleyse hangi bilgi yöneticinin işine yarar ve değerlidir? Nasıl hazırlanmalı ve sunulmalıdır?

Bilgiyle İlgili Kavramlar

Yönetim bilimi alanında kullanılan "bilgi" kavramıyla ilgili dört farklı sözcük vardır. Bu sözcükler bazen birbiri yerine kullanılsa da, farklı anlamlar içermektedir. Bunlar veri (data), enformasyon (information), bilgi (knowledge) ve bilgelik (wisdom)’tir. Bu sözcükler kapsam bakımından da ardışık bir sıra izlemektedir.

Veri; bir olay ya da olguya ilişkin ham gerçek ve gözlemlerdir (O'Brien 1990: 644). Veri hammaddedir. Onun üretilip “enformasyon”a dönüştürülmesi gerekir. Enformasyon (information); alıcıya bir anlam ifade etmesi için kaydedilen, sınıflandırılan, düzenlenen, bir amaç için yorumlanan ya da aktarılan verilerdir. Kısaca işlenmiş veriler de denilebilir. "Information" sözcüğü dilimize değişik yazarlarca bilgi, duyum, haber, öğreni, malumat ve bilinti olarak da çevrilmektedir. Bilgi (knowledge) ise; verilerden üretilen enformasyonun yeniden işlenerek daha üst düzeyde düşünceler, kurallar, içgüdüler, eylem ve kararları yöneten işlemler haline getirilmesidir. Bilgi, veri ve enformasyondan elde edilmiş, bir şeyin iç yüzünü kavramaya yönelik, üzerinde eylemler yapılıp, değişik biçimlerde paylaşılabilen enformasyon olarak da tanımlanabilir (Cambazoğlu 1999: 44). Veri ve enformasyon çıplak, gözlenebilen ve ölçülebilen gerçeklere dayalıdır. Ancak bilgi (knowledge) düzeyinde onu üreten insanın içgüdü, deneyim, düşünce ve yargıları da devreye girmektedir (Dunn & Morgan 1987: 18). Bilgi kısa ve özlüdür. Bilgiden daha kapsamlı olanı ise bilgelik bilgisi yani hikmettir (wisdom).

Örgütler çok miktarda enformasyon tüketir ancak bilgi tüketimi azdır. Ayrıca bilgi "niçin" ve "nasıl" ile ilgilenirken, enformasyon "ne" ile ilgilidir. Zaman bakımından da bilgi enformasyondan kapsamlıdır. Enformasyon zamana duyarlıdır ve sık değişir. Veri çok dar kapsamlı ve adeta atomik ayrıntılar içerir. Enformasyon verideki ayrıntıları tümleştirir. Bilgi düzeyinde ise ayrıntılara dayalı olarak yargı ve genellemelerle üst düzey soyutlamalar yapıldığından, gereksiz veri ve enformasyondan kaçınmaya olanak sağlar.

Örgütün elinde çok miktarda veri/enformasyon bulunabilir. Öte yandan örgüt içinde bilgi sistemi tarafından üretilen enformasyon aynı zamanda başka birimler için veri niteliği de taşırlar ([1]).

Eğitim örgütlerinde enformasyona, sorun çözme, karar verme, planlama, araştırma, gelişmelerin farkında olma, insan kaynağını geliştirme ve daha geniş insan topluluklarıyla iletişimde bulunma gibi nedenlerle gereksinim duyulur.

Yönetimde kullanılan bilginin değişik özellikleri vardır ve çok değişik biçimlerde sınıflandırılabilir. Lucey (1994: 13-14) aşağıdaki örneği vermektedir:

Çizelge 1. Yönetsel Bilginin Sınıflandırılması

Kaynağına göre;

iç, dış,ilk, orta, yönetim vb.

Niteliğine göre;

niteliksel, niceliksel, formal, informal vb.

Düzeyine göre;

stratejik, taktik, işletimsel vb.

Zamanına göre;

tarihsel, şimdi, gelecek vb.

Sıklığına göre;

sürekli, saatlik, günlük, aylık, yıllık vb.

Kullanımına göre;

planlama, denetim, karar verme vb.

Biçimine göre;

yazılı, sözlü, görsel, duyusal vb.

Oluşuna göre;

planlı aralıklarla, bazen, istendiğinde vb.

Çeşidine göre;

ayrıntılı, özetlenmiş, bütünlüklü (aggregated), öz özetlenmiş (abstracted) vb.

vb.

Yönetime Sağlanan Bilginin Özellikleri

Yönetim için gerekli olan bilgi, karar sürecindeki belirsizliği azalttığı oranda değerli olacaktır (Ülgen 1990: 12). Amaca uygun bilgi, bilinenleri artıran, belirsizliği azaltan ve tasarlanmış amaçlar için kullanılabilen bilgidir (Lucey 1994: 13). De Bono'nun dediği gibi "bilgi işin oksijenidir". Kısaca bilgi, yönetimin kararlarını, iş ve eylemlerini desteklediği için (bunu başarabildiği ölçüde) değerlidir.

Örgütlerde yönetimin kararlarına dayanak olması için EYBS tarafından iç ve dış formal ve informal kaynaklara dayanarak rapor, brifing vb yollarla yönetime veri/enformasyon/bilgi sağlanır. Yönetim için sağlanan bilginin, yönetici açısından anlamlı ve yararlı olması yani "değerli" olması gerekir. Değerli bilgi yönetimi başarılı kılar. Örneğin, değerli bilgi güvenilir planları ve doğru kararları destekler, doğru kararlar yönetim süreçlerinin etkililiğini artırır, etkili olabilen bir yönetim ise örgütsel amaçlara ulaşır.

Bilginin değeri probleminin araştırılması iki yönde gelişmiştir. Biri normatif kuramlar, diğeri ise firmalar, sanayi ve ekonomi için yapılan ekonometri araştırmalarıdır. Normatif kuramlar bilginin değerini onun olmadığı durumlarda çıktının değerine göre belirlerler (West & Courtney 1993: 230).

Bilginin değerli olabilmesi için bazı özelliklerinin bulunması gerekir. O'Brien (1990: 300), bu özellikleri üç boyutta inceler: Zaman, içerik ve biçim. Bunlar; amaca uygunluk, doğruluk, tamlık, güvenilirlik, zamanlılık, doğru kişiye iletilmesi, yeterli ayrıntı, doğru iletişim kanalı, anlaşılabilirlik ve maliyettir (Lucey 1994: 19-24; Fox vd. 1994: 13; Ülgen 1990: 12-14; Sayın ve Şen 1995: 10; O'Brien 1990: 301; Çınar 1996: 63-66). Bu özellikler şöyle açıklanabilir:

Amaca Uygunluk: Bilgi, sorunu çözmeye yönelik olmalıdır. Zor anlaşılan, ilgisiz rapor, brifing, ileti ve tablolar sadece kullanıcıyı (yöneticiyi) engeller. Karar vericinin dikkatini dağıttığı gibi, zaman kaybına da yol açar. Örgütlerde iş tanımlarının ve yönetim düzeylerinin iyi belirlenmiş olması, bilginin doğru yerlere ulaştırılmalarını sağlayacaktır. Yine de en güvenilir yöntem, önce amacın belli olması ve o amaç ya da sorun için gereken bilginin kullanıcıya sunulmasıdır.

Doğruluk: Yönetimin gereksinim duyduğu bilgi "doğru" bilgidir. Doğru bilgi doğru karara varılmasını sağlarken, yanlış ve yanıltıcı bilgi istenmeyen sonuçlara neden olabilir. Yanlış bilgi çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir. Ancak insandan kaynaklanan yanlışları ve rastlantısal hataları en aza indirmek için olabildiğince bilgisayarlar devreye sokulmalıdır. Sunulan bilgi, ilgili konudaki son durumu yansıtan, güncelleşmiş verilere/enformasyona dayalı olmalıdır.

Tamlık: Bilginin tüm verilere dayalı olması gerekir. Çünkü eksik bilgi de yanıltıcı sonuçlara götürebilir. Örneğin bir yerleşim birimine okul yapılmasına karar verilecekse, sadece o yerin nüfus sayısının bilinmesi yeterli olmayacaktır. Nüfusun doğurganlık oranı, öğrenim çağındaki ve potansiyel öğrenci sayısı, göç ve kentleşme gibi verilerin de dikkate alınması gerekir.

Güvenilirlik: Bilgi güvenilir kaynaklara dayandırılmalıdır. Güvenilir olması, aynı koşullar altında benzer durumlardan, aynı veri ve bilgilerin elde edilmesi demektir. Bilginin doğruluğu ve güvenilirliği aynı şey değildir. Doğru bilgi aynı zamanda güvenilir bilgidir. Ancak güvenilir bilgi her zaman doğru olmayabilir. Çünkü güvenilir kaynaklardan her zaman doğru bilgi gelmeyebilir.

Zamanlılık: Bilgi, gereksinim duyulduğu zamanda sunulmuş olmalıdır. Bilgiler günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak sunulabileceği gibi, istendiğinde de sunulabilmelidir. Karar verildikten sonra gelen bilgi mükemmel olsa bile, bir yarar sağlamaz.

Doğru Kişiye İletilme: Bilgi, olayları etkileyebilecek konumda bulunan, ilgili durumdan sorumlu olan kullanıcılara/yöneticilere/konumlara sunulmalıdır.

Doğru İletişim Kanalı: Bilgiler hiyerarşi kademeleri kullanılarak olabildiğince hızlı iletişim araçlarıyla iletilmelidir. İletişim çeşitli biçimlerde de yapılabilir: Yüz yüze konuşma, telefon, tele konferans, internet aracılığıyla toplantı (netmeeting), formal ya da informal toplantı, konferanslar, mektuplar, kısa notlar (memos), e-posta, s-posta, raporlar vb. Bilginin niteliğine, amacına, hızına, yönüne ve kullanıcının gereksinimine göre doğru kanal belirlenmelidir.

Yeterli Ayrıntı: Ayrıntının derecesi yönetimin düzeyine göre değişmelidir. Üst düzey konumlar için büyük ölçüde özetlenmiş bilgiler sunulurken, daha alt düzeyler için oldukça ayrıntılı bilgiler sunulmalıdır (Lucey 1994: 22). Bir kısım yöneticiler örgütle ilgili her konuda ayrıntılı bilgi sahibi olmak isterler. Bu durum kendilerine gereksiz ayrıntıların olduğu uzun raporların sunulmasına neden olur. Aşırı bilgi yüklenmesiyle (information overload) karşılaşan yönetici doğru kararı vermekte zorlanabilir. Gereken bilgi sayfalarca uzunluktaki metin içinde kaybolabilir. Bunu gidermek için her türlü raporlara özet bölümü konulabilir. Ayrıca sunulan bilgide geçmiş, şimdi ve gelecek dönem hakkında bilgi ve tahminler de bulunmalıdır.

Anlaşılabilirlik: Kullanılan dil ve biçem yöneticinin kolayca anlayabileceği biçimde olmalıdır. Yöneticilerin bilgiye yaklaşımları da farklı olabilir. Kimileri, baştan sona tanımlanmış bir yol izleyen, analitik ya da sistematik olarak yapılandırılmış bir yaklaşımı tercih ederken, kimileri de sezgisel yaklaşımı benimserler (Sayın ve Şen 1995: 11). Bu nedenle, bilgi uzmanları bu durumu dikkate almalı ve bilgi sistemleri onu kullanacak olanların bilişsel biçemine göre yapılandırılmalıdır. Genel olarak bilgi, öyküsel, sayısal, grafik ya da bunların hepsinin birden kullanıldığı biçimlerde düzenlenebilir.

Maliyet: Bilgi sağlamak belli bir maliyeti gerektirir. Sağlanan bilginin maliyeti düşük olmalıdır. Bunun ölçütü ise, üretmesi beklenen değerden daha pahalıya mal olmamasıdır. Bilginin elde edilememesinden doğan maliyetle, bilginin elde edilip işlenmesinin maliyeti arasında bir dengenin sağlanması zorunludur.

Bunların yanı sıra bilginin kalitesi sorunu önemli bir konu olarak araştırmalara da konu olmaktadır. Bir ölçüt olması bakımından yukarıda sıralanan maddelerin olumsuz olmaları halinde  bilginin kalitesinin azalacağı söylenebilir. Davis’e göre bilginin kalitesini olumsuz yönde etkileyen diğer iki faktör, taraflılık ve hatadır (Yılmaz 1988: 22). Taraflılık, genellikle yöneticiyi belli bir kararı almaya yöneltmek amacıyla bilgi uzmanları tarafından bilinçlice yapılır. Hatalar ise, veri toplama ve işlemesi sırasında ortaya çıkar, genellikle rastlantısaldır ve istemeden yapılır.

Bilginin gerek yukarıdaki özellikleri gerekse paylaşıldıkça çoğalması, insan faktörünün "entelektüel sermaye" olarak stratejik önemini artırmıştır. Düşünen, yaratan ve kendini gerçekleştiren insan dönemi başlamıştır. Böylesi kişiler olarak bilgi uzmanları, yöneticinin neleri bilmesi gerektiğini bilmelidir. Bu durum sorumluluk ve yaratıcılık gerektirir. Öyleyse bilgi uzmanları (kendilerinden inisiyatif beklenen herkeste olduğu gibi) olabildiğince özerk olmalıdırlar. Bunun sonucunda bilgi uzmanları görevlerinin ne olduğunu kendileri tanımlamalıdırlar (Drucker 1999:160).

Bilginin önemli bir girdi/kaynak olduğunun gittikçe daha iyi anlaşılması, örgütlerde "Bilgi Kaynakları Yönetimi" biriminin oluşturulmasına neden olmuştur. Değerli bilgiye sahip olmak için Milli Eğitim Bakanlığı kendi EYBS'ni kurmak amacıyla 19 alt sistemden oluşan MEBSİS projesini başlatmıştve bitirmiştir. BT alanındaki hızlı gelişmeler dikkate alındığında bu sistem bakanlığın enformasyon ve bilgi ihtiyacının önemli kısmını karşılamaktadır. Sistem sadece bakanlığın değil, kullanıcı olarak okul yöneticiler, öğretmenler, veli ve öğrencilerin birçok ihtiyacını karşılar niteliktedir.

Sonuç ve Öneriler

Örgütler iş ve eylemlerinde başarılı olmak, çevreye uyum sağlamak ve böylece amaçlarına ulaşmak için sürekli kararlar alırlar. Kararların örgütü etkili ve verimli kılması, karar almada kullanılan bilgilerin değerine ve sunuluş biçimine bağlıdır.

Bilgi üretimi sürecinde görev yapan bilgi uzmanlarının yönetime gereken bilginin nasıl olması ve nasıl sunulması gerektiği konularında eğitilmeleri gereklidir. Çünkü kurulan ve kurulacak olan bilgi sistemleri sonuçta insanlar tarafından işletilecektir. Dolayısıyla bilgi uzmanlarının iyi yetiştirilmesi, alandaki gelişmelere koşut olarak bilgilerinin sürekli güncellenmesi ve iş doyumlarını yükseltici önlemlerin alınması gerekir.

Eğitim örgütleri değerli bilgi sağlamak için "bilgi kaynakları yönetim sistemlerini" kurmuşlardır. MEBSİS ve alt sistemleri olan İLSİS, OKULSİS gibi sistemler Millî Eğitim Bakanlığı, taşra örgütü ve okulların malûmat ihtiyacını büyük ölçüde karşılamaktadır.

Eğitim yöneticilerinin bilişim teknolojilerinin sunduğu bilgiden yararlanabilmeleri her şeyden önce hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimleri sırasında bilgi ve bilişim okuryazarı olma becerisi kazanmalarına bağlıdır. Bilginin nasıl hazırlandığını ve ondan nasıl yararlanacağını bilmeyen bir yönetici için en mükemmel EYBS bile bir işe yaramayacaktır.

KAYNAKÇA

Cambazoğlu, Türker. 1999. "Kurumlarda Yararlı Bilginin (Knowledge) Yönetimi ve İlintili Teknolojiler-5." BT Haber Gazetesi, Sayı: 241, 1-7 Kasım 1999.

Çınar, İkram. 1996. “Eğitim Yönetiminde Bilgi Sistemleri.” (Yayınlanmamış Bilim Uzmanlığı Tezi). Malatya: İnönü Üniversitesi S.B.E..

Drucker, Peter F. 1999. 21. Yüzyıl İçin Yönetim Tartışmaları. (Çev.: İ. Bahçıvangil, G. Gorbon) İstanbul: Epsilon.

Dunn, Seamus & Valerie Morgan. 1987. The Impact of the Computer on Education. Prentice-Hall. UK.

Fox, Christopher, Anany Levitin & Thomas Redman. 1994. "The Notion of Data and Its Quality Dimensions." Information Processing & Management.

Vol. 30. No. 1. pp. 9-19.

Lucey, T. 1994. Management Information Systems. 6th Edition, London: DP Publications.

Morgan, Gareth. 1996. Yönetim ve Örgüt Teorilerinde Metafor. (Çev.: Gündüz Bulut) İstanbul: MESS Yayınları.

O’Brien, James A. 1990. Management Information Systems: A Managerial End User Perspective. Boston, Irwin.

Sayın, Erol R. ve Tayyar D. Şen. 1995. Yönetim Bilgi Sistemi. Eskişehir: Anadolu Üniversitesi, AÖF Yayınları.

Ülgen, Hayri. 1990.   İşletme Yönetiminde Bilgisayarlar. İkinci baskı, İstanbul: İstanbul Üniversitesi Yayını.

Yılmaz, Cengiz. 1988. Bilgi İşlem ve Yönetim Bilgi Sistemi. Kayseri: Erciyes Üniversitesi, İİBF Yayınları.

West, Lawrence A. Jr. & James F. Courtney. 1993. "The Information Problems in Organizations: A Research Model for the Value of Information and Information Systems." Decision Sciences. Vol. 24. No. 2. pp. 229-251.

([1]) Aslında bu kavramları birbirinden ayırmak her zaman kolay olmamaktadır. Çünkü verilerden üretilerek enformasyon (malûmat) haline gelmiş bir "durum / çıktı", başka bir karar almada kullanıldığında veri muamelesi görür. Yine veriden enformasyona, enformasyondan bilgiye dönüştürülmüş bir durum / çıktı da, farklı bir konu için kullanıldığında veri haline gelir. Çünkü o yeni kararlar için sadece bir girdidir.

Yorum ekle


Güvenlik kodu
Yenile

Yönetici Giriş Paneli

Scroll to top